MyConnecting a organisé un webinaire exceptionnel, le jeudi 26 mars à 11 heures, lors duquel notre expert Benoît nous a expliqué comment articuler le télétravail avec la Suite Google. autour de la thématique « Télétravail informatique : Mieux télétravailler avec la suite Google ». Ce webinaire s’est tenu le jeudi 26 mars à 11 h et a été animé par notre expert, Benoît. Ce dernier a livré un webinaire tuto sur comment communiquer et collaborer avec la suite Google pour être le plus efficace possible.

À noter que la Suite Google figure parmi les Top outils télétravail pour organiser des réunions à distance efficaces surtout dans cette période de crise où la collaboration à distance est indispensable à la fois pour le bon fonctionnement de toute entreprise et pour éviter la propagation du Coronavirus.

Présentation de l’interface Google Suite

La Suite Google est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement. La suite inclut les applications Web de Google les plus courantes, comme Gmail, Google Hangouts, Google Agenda, Google+, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Google Sites.

G Suite inclut des fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises, comme les adresses de courrier électronique personnalisées, un espace de stockage de 30 Go pour les documents et les e-mails, ainsi qu’une assistance 24 h/24, 7 j/7 par téléphone et par messagerie électronique.

Vous pouvez collaborer sur des fichiers en temps réel, trouver rapidement des créneaux sur l’agenda de vos collègues et même participer à des réunions où que vous soyez. Vous pouvez également transformer d’un clic, votre réunion en visioconférence depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette munis d’une caméra.

Puis, bénéficiez de l’infrastructure sécurisée de Google. Tous vos données, appareils et comptes utilisateur sont protégés, et tous vos fichiers sont automatiquement sauvegardés dans le Cloud.

Google Drive

Drive se sert de l’intelligence artificielle de Google pour anticiper et afficher en temps réel les données importantes pour vous. Le Drive est un espace de stockage des fichiers qui permet d’y avoir accès n’importe quand et de n’importe quel appareil (ordinateur, appareils mobiles…) Vous pouvez contrôler le mode de partage de vos fichiers.

Les éditions G Suite Business et Enterprise offrent un espace de stockage illimité pour que vous puissiez toujours conserver tous vos fichiers. Dans ces versions, vous avez accès à un Drive partagé qui est une version commune des fichiers à toute l’entreprise. Les fichiers ajoutés aux Drive partagés appartiennent collectivement aux membres de l’équipe, ce qui permet à tous les utilisateurs de les consulter quand ils le veulent.

Le Drive est hautement sécurisé, ainsi les données sont protégées sur vos comptes utilisateur et le partage des fichiers répond aux normes de sécurité établies. Les fichiers ajoutés aux Drive partagés appartiennent aux membres de l’équipe, ce qui permet à tous les utilisateurs de rester à jour.

Google Docs

Grâce à Google Docs, vous pouvez créer des documents, les visualiser et les modifier quand vous le voulez et sur n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur). Si vous travaillez sur un document dans le navigateur Google Chrome, lorsque vous fermez le navigateur, le fichier est automatiquement enregistré sur le Drive. En effet, toutes vos données sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure de votre saisie. Vous pouvez même consulter les versions modifiées du document dans l’historique des révisions.

Avec Google Docs, vous pouvez travailler à plusieurs sur des documents que vous pouvez créer et modifier quand vous le voulez. Passez le document à « suggestion » et les gens peuvent y faire des annotations. Vous avez la capacité d’accepter ou de refuser les « suggestions » proposées pour optimiser votre document.

Optimisez votre document grâce aux diverses fonctionnalités que vous pouvez ajouter en téléchargeant des modules complémentaires. Vous pouvez, par exemple, créer des étiquettes avec Avery Label Merge.     

Google Sheets

Avec Google Sheets, vous pouvez créer des feuilles de calcul, les modifier et travailler dessus à plusieurs, où que vous soyez et sur n’importe quel appareil. Vous pouvez utiliser de multiples diagrammes et graphiques pour faire ressortir quelques données.  

Grâce aux formules intégrées, vous pouvez même faire des tableaux croisés dynamiques. Vos modifications sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure de votre saisie.

Consultez les versions modifiées du document dans l’historique des révisions. Optimisez votre document grâce aux diverses fonctionnalités que vous pouvez ajouter en téléchargeant des modules complémentaires. Vous pouvez, par exemple, ajouter un plus à votre feuille de calcul avec le module « Styles ».     

Seul bémol c’est qu’une bonne partie de l’interface de Google est en anglais, il faut donc s’habituer aux termes anglais employés par Google.

Google Slides

Avec Google Slides, créez des présentations efficaces en collaborant à distance. Vous pouvez créer et éditer des présentations dans votre navigateur lui-même, sans installer le logiciel. De plus, plusieurs personnes peuvent travailler en temps réel sur les présentations. C’est vous qui contrôlez qui peut les modifier, les visionner ou ajouter des commentaires. Agrémentez également vos présentations avec des vidéos, des images, des dessins et des transitions fluides.

Points importants

Dans ces trois applications (Google Docs, Google Sheets et Google Slides), vous pouvez procéder au partage des fichiers avec des utilisateurs internes mais aussi avec des destinataires qui n’ont pas de compte Google. Pour les destinataires qui n’ont pas de compte google, vous pouvez leur envoyer une invitation pour qu’ils puissent modifier le document. Ils auront 14 jours d’accès sur le fichier. Sinon, vous pouvez opter pour la deuxième option qui permet aux destinataires de seulement lire le document et de ne pas le modifier.

Google Agenda

Google Agenda permet à votre équipe G Suite de planifier des réunions, partager des plannings et collaborer sur des agendas d’équipe. Vous pouvez, sur l’agenda, rajouter l’option visio-conférence. Ces agendas intégrés en ligne sont très efficaces surtout pour collaborer à distance.

En effet, vous passez moins de temps à planifier des réunions car vous pouvez facilement vérifier la disponibilité de vos collègues. Puis, l’agenda s’intègre facilement dans Gmail, Drive, Contacts, Google Sites et Hangouts. Vous êtes informé en permanence sur les événements à venir.   

Google Hangouts chat

Le Google Hangouts Chat est une plateforme de messagerie conçue pour les équipes. Celle-ci permet aux équipes d’effectuer leur travail sans avoir à se déplacer. Le Chat facilite le télétravail sur la Suite Google surtout quand il faut faire des visio-conférences, échanger rapidement des messages ou des conversations de groupe.

Vous pouvez intégrer d’autres applications comme Trello pour gérer des projets sur Google Hangout Chat. Vous pouvez également importer des éléments depuis Drive, collaborer dans Docs, Sheets ou Slides, rejoindre des réunions en ligne avec Hangouts Meet… Ce bot vous informe même quand quelqu’un partage un fichier avec vous ou ajoute des commentaires à votre document. 

Formation G Suite

Expert en formation bureautique, MyConnecting vous propose une solution à distance unique grâce à la Formation G Suite. Jamais vous ne progresserez aussi vite que grâce à cette approche flexible et personnalisée, orientée vers vos usages. En travaillant sur votre ordinateur et vos fichiers, vous êtes impliqué, vous comprenez plus vite et acquérez définitivement les fonctionnalités de la Suite Google. Soyez ambitieux : devenez vous aussi un expert.

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