MyConnecting a organisé, le jeudi 2 avril à 15h, un webinaire exceptionnel sur le thème du management à distance. Lors de ce webinaire, nos experts, Damien Michel et Claire Jounot ont abordé plusieurs sujets dont la mise en place d’un management à distance efficace, comment maintenir la productivité des collaborateurs en télétravail et aussi les risques associés au travail à distance.

Pour beaucoup de personnes, la situation du travail à distance est subie due au confinement imposé par le Gouvernement pour endiguer la propagation du Coronavirus COVID-19. De plus, beaucoup de managers n’ont pas été formés au management à distance, d’où la difficulté qu’éprouvent certains à maintenir la productivité.

La particularité du management à distance

Comme évoqué plus haut, un bon nombre de salariés découvrent le télétravail, tout comme le management à distance. Certaines personnes en ont déjà fait l’expérience car ce n’est pas une pratique nouvelle. Le management classique et le management à distance n’obéissent pas tout à fait aux mêmes règles. Comme le précise Claire Jounot, la différence fondamentale réside dans le fait que le manager n’a pas de contact direct avec les différents membres de l’équipe. Cela l’oblige à faire évoluer les curseurs qu’il a l’habitude de prendre en considération car le management se voit accentué et intensifié. Le management à distance repose sur deux leviers essentiels, la confiance et la responsabilisation et doit être totalement centré sur les objectifs.

Analyse des risques

Plusieurs risques sont à prendre en considération lorsqu’on met en place un management à distance. L’absence de contact au quotidien avec les collaborateurs, ne pas les voir travailler à leur poste de travail peut faire naître un sur-contrôle managérial​. Le manager pourrait avoir tendance à vouloir tout contrôler, vérifier si les membres de l’équipe sont connectés par exemple, et cela peut casser la confiance qui est déjà établie.

Il y a ensuite le risque d’un sentiment d’isolement​ : chaque membre de l’équipe, surtout dans le contexte actuel, est isolé chacun chez lui et peut avoir le sentiment d’être tout seul.

Il faut également faire attention à la différence de management. Un manager pourrait avoir tendance à communiquer plus souvent avec les collaborateurs avec lesquels il a le plus d’affinités et pourrait également moins être en contact avec ceux qu’il considère comme autonome, ce qui ne correspond pas forcément à leurs besoins.

Ensuite, il faut faire attention au sentiment de supériorité : chacun des membres de l’équipe, manager y compris, peut avoir l’impression d’en faire plus que les autres

Manque d’entraide :  ​Il y a un sentiment d’appartenance qui est moindre du fait de la distance et du fait de ne pas se voir

Déceler la démotivation : le manager qui n’a pas les membres de son équipe en face-à-face, ne pourra constater une baisse de motivation.

Interprétations et malentendus​ : une bonne communication est très importante. Il y a toujours le risque que les mots sans les intonations et le langage corporel soient sujets à interprétation.

Top 3 des risques

Selon Claire Jounot, qui se base sur sa longue expérience auprès de différentes entreprises, les managers sont souvent confrontés, le plus souvent, aux risques suivants :

• le sur-contrôle managériale
• la perte de cohésion au sein de l’équipe
• le sentiment d’isolement

Le management à distance : best practices

Cohérence : c’est d’être très clair sur ce que l’on attend. Clarifier les conditions de la performance, par exemple donner des objectifs à une équipe sans leur donner les moyens de les atteindre. La non-atteinte des objectifs d’un collaborateur est partagée avec le manager.

Vision : Il faut donner du sens à tout ce que l’on demande à un collaborateur d’entreprendre : pourquoi lui avoir donner un objectif, ce que cela va lui apporter, la contribution à l’équipe et aux autres services, etc. Il faut s’assurer également d’être en visio lorsqu’on parle des objectifs et ne pas le faire par mail. Dans le management à distance, donner du sens est essentiel dans tout ce que vous allez faire.

Rythme : les points collectifs et individuels doivent être plus réguliers, plus fréquents mais plus courts. Cela peut renforcer la cohésion de l’équipe. Pour plus d’efficacité il est important de bien préparer les réunions, aussi bien par l’organisateur de la réunion que par les participants.

Motivation : faire en sorte que les collaborateurs se sentent importants. Des coups de fils informels aideront en ce sens mais il faut qu’ils soient sincères et spontanés. Les collaborateurs seront encore plus investis dans leur travail s’ils sont motivés.

Empowerment ou responsabilisation : il s’agit de ne pas faire du collaborateur un simple exécutant. Ce dernier doit s’approprier ses objectifs, les faire siens et de ce fait cela va le responsabiliser. Il faut laisser une marge de manœuvre au collaborateur pour qu’il puisse exprimer ses idées.

Feedback : Il est important, dans le management à distance, d’avoir des retours sur les modes opératoires, l’atteinte des objectifs ou non, l’accompagnement par le manager, etc.

Sentiment d’appartenance

Afin de renforcer le sentiment d’appartenance des membres d’une équipe, plusieurs initiatives peuvent être prises, notamment :

• Réunions d’équipe​
• Instauration de rites formels et informels​ 
• Team building​ 
• Binômes​
• Challenges collectifs​

Au prime abord, cela peut paraître difficile à instaurer à distance mais il va falloir faire preuve d’imagination et de créativité pour pouvoir installer à la fois des rites formels et informels efficaces et qui ont du sens pour la cohésion de l’équipe et ainsi booster le sentiment d’appartenance.

La cohésion d’équipe

Parmi les initiatives pour booster la cohésion d’équipe on peut considérer :

Le partage de calendrier : cela permet à chaque membre de l’équipe d’avoir une visibilité sur ce que fait chacun d’entre eux. Cela évite également que quelqu’un ait le sentiment d’en faire plus que les autres. Il faut s’assurer que tout le monde soit d’accord et bien expliquer le sens de ce partage.

Désigner des référents : désigner certains membres comme référents sur certaines compétences qu’ils maîtrisent et ainsi les valoriser et favoriser les échanges entre collègues et susciter l’envie chez les autres d’être référents.

Valoriser les réussites de chacun : mettre en valeur et féliciter les collaborateurs qui ont bien mener un projet à terme ou les autres réussites professionnelles. De la même manière, il faut échanger sur les échecs afin d’apprendre de celles-ci, de trouver des solutions ensemble et de continuer à progresser.

LA CULPABILITÉ DU MANAGER À DISTANCE​

Le manager à distance peut avoir le sentiment de ne pas être suffisamment disponible pour ses collaborateurs. Ne pas les voir au quotidien peut laisser penser qu’ils sont livrés à eux-mêmes.

Il est important d’être le plus transparent possible dans sa communication, de bien dire les choses et de bien transmettre les informations à tout le monde au même moment.

Le manager doit aussi se dire qu’il n’a pas la réponse à toutes les questions et de revenir vers le collaborateur après s’être renseigné sur le sujet.

Il peut aussi planifier un créneau dans la semaine pour toutes les questions non urgentes des collaborateurs pour éviter d’être sur-sollicité. Il peut aussi partager son agenda pour que les collaborateurs aient une visibilité sur ce qu’il fait et pour que ces derniers sachent quand il peut être disponible pour eux.

Les outils clés

• Teams : un outil collaboratif très performant. En savoir plus sur notre formation Teams.
• Zoom
• Skype entreprise
• Slack
• Le back office de Office 365
• Trello
• WhatsApp

>> Pour découvrir nos formations management, contactez-nous !