Temps choisi vs Temps subi

L’experte, Tiphanie Gadonna, explique que c’est en se réappropriant son temps que nous pouvons passer d’un ressenti de temps subi à un ressenti de temps choisi.

Être dans du  » temps subi  » consiste à traiter les activités dans un ordre défini par son entourage (conjoint, collègue, manager, etc.), au risque de ne plus disposer de suffisamment de temps pour traiter nos activités prioritaires.

Être dans du  » temps choisi  » consiste à d’abord hiérarchiser les activités en fonction de leur importance de leur urgence et ensuite faire des choix en adoptant une posture de leader de son temps.

Lors de ce webinaire, nos experts ont également mené un sondage sur les participants. 45 % des participants déclarent que 60 % de leur temps est un temps subi.

L’enjeu – inverser la balance

L’enjeu majeur est de passer d’un ressenti de temps subi à un ressenti de temps choisi. Le temps est ce que nous en faisons. Bien vivre son temps équivaut à oser faire des choix en conscience. Pour cela, Tiphanie Gadonna nous explique qu’il faut évaluer les facteurs internes et externes du temps subi (grignoteurs de temps).

Facteurs externes : téléphone qui sonne, mails, notifications, pop-ups, embouteillages…

Facteurs internes : incapacité à ne pas regarder son téléphone, incapacité à ne pas vérifier ses notifications, mails…

Gestion du temps : Identifier la nature de la tâche

Notre experte fait ressortir qu’il ne faut pas se sentir coupable d’une mauvaise gestion de son temps mais plutôt de garder en tête que tout le monde a la main sur sa propre gestion du temps.

L’outil temps subi et temps choisi vise à optimiser le rapport efficience/efforts déployés par le leader face à une multitude de sollicitations qui sont toutes considérées comme urgentes et importantes. Il suffit juste de savoir distinguer les tâches importantes et les tâches urgentes.

Toutefois, nos experts expliquent qu’il peut arriver que nous ayons un regard erroné sur la notion d’urgence. Pour cela, lorsque vous êtes sollicité pour terminer une tâche en urgence, pensez à bien poser des questions sur la date butoir et renseignez-vous sur l’impact, l’enjeu qu’aura cette tâche sur votre mission. Il est primordial d’identifier les conséquences lorsque vous délaissez une mission qui est impactante pour une autre qui ne l’est pas autant.

Pour illustrer cela, Tiphanie Gadonna s’appuie sur la Matrice d’Eisenhower, qui est un outil incontournable et simple d’utilisation en matière de gestion du temps et d’organisation.

Cet outil permet de prioriser aisément et efficacement ses missions en fonction de deux axes : Importance et Urgence. Ce qui permet de dessiner 4 quadrants distincts correspondant chacun à un degré d’importance et d’urgence spécifique :

•  Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
•  Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes qui devront être planifiées,
•  Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes qui devront être traitées immédiatement ou déléguées,
•  Quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.

Gestion du temps : S’écouter d’abord, planifier après

Pour une bonne gestion du temps et éviter de se laisser atteindre par un burn-out, la fatigue, la démotivation, le stress et la procrastination, notre experte vous livre ses best practices et conseils. Pour cela, elle a identifié 4 facteurs :

1. Tâches

Il faut savoir s’écouter, prendre le temps de visualiser la tâche que vous vous apprêtez à faire. Cette tâche en question, est-elle motivante ou drainante ? S’il s’agit d’une tâche drainante, il est conseillé de couper les distractions pour éviter de procrastiner.

2. Énergie

Quand vous vous lancez dans une tâche, qu’elle soit drainante ou motivante, le niveau d’énergie aura automatiquement un impact sur le temps que vous allez prendre pour la réaliser. Il faut donc planifier ses tâches en fonction de son niveau d’énergie.

3. Timing

Au lieu d’essayer d’évaluer le temps que vous prendra une tâche, demandez-vous plutôt combien de temps vous souhaitez consacrer à cette tâche.

4. Valeur ajoutée

Avant de vous lancer dans une tâche qui demande un investissement de votre temps, identifiez d’abord quelle est votre valeur ajoutée dans cette action. Qu’est-ce que vous pouvez apporter de plus à cette tâche ? Cela vous motivera et boostera votre productivité ainsi que votre sens de responsabilisation.

Disponibilité vs hyper disponibilité

Vous pouvez être dans une démarche de temps choisi mais si vous faites face à des sollicitations extérieures (conjoint, manager, client, etc.), cela peut chambouler votre gestion du temps. Il faut donc savoir distinguer entre disponibilité et hyper disponibilité lorsqu’il s’agit d’effectuer une tâche.

Disponibilité : Vous choisissez d’être disponible, de dire oui, d’aider.

Hyper disponibilité : Être hyper disponible c’est mettre les pieds dans un cercle vicieux, selon Tiphanie Gadonna. Votre responsable rentre dans votre bureau et vous sollicite ? Votre client vous appelle ? Mais qui choisit de répondre au téléphone ? Qui choisit de laisser la porte ouverte ? N’est-ce pas vous ? Vous ne pourrez pas toujours dire oui par peur de décevoir votre responsable ou votre collègue. Vous ne pourrez pas toujours faire plaisir à tout le monde et négliger une de vos missions impactantes pour vous consacrer à une autre mission. Il faut savoir s’affirmer et dire NON ! de temps en temps.

S’affirmer face au temps

Être à même d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s’affirmer et se faire respecter , mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.

Des fois, dire non peut avoir un impact positif sur votre efficacité, votre productivité et même sur votre santé. Pour dire non sans vexer l’autre, rien de mieux qu’une communication positive tout en restant soi-même.

Le Non revisité en 4 étapes

1. Attention

Portez attention à la demande de votre interlocuteur, montrez une marque de compréhension et d’empathie face à la situation.

2. Faits

Dans la communication d’un non, évitez d’exprimer vos sentiments pour que cela ne ressemble pas à une justification. Restez factuel, expliquez à votre interlocuteur que vous êtes déjà engagé dans l’accomplissement d’une tâche et que vous avez un délai défini pour cela.

3. Ouverture

Vous pouvez proposer une alternative, une autre solution qui peut aider votre interlocuteur. Ou sinon, vous pouvez lui proposer de décaler la demande de cette nouvelle tâche, de négocier les délais pour l’accomplir.

4. Expression

Terminez en exprimant des encouragements ou en exprimant un sentiment de gratitude que vous ayez trouvé ensemble une solution.

Quelques outils pour la gestion du temps

Daily Action Planner

Inspiré par Angela Jia Kim, Coach, entrepreneur « Organisez votre joyeux chaos ». Prendre 10 minutes pour organiser son joyeux chaos, et cela en 5 étapes.

Anti surcharge mentale – Notez sur une feuille de papier tout ce qui vous passe par la tête.

Anti procrastination – Chaque jour, identifiez et notez 3 mauvaises herbes à arracher (tâches compliquées, drainantes). Plus vous les repoussez, plus il vous sera urgent de les traiter.

Promotivation – Identifiez 3 petites graines, car si vous arrachez des mauvaises herbes, il faudra planter. Pour cela, notez 3 tâches auxquelles vous aimeriez consacrer du temps. Cela vous reboostera et vous motivera pour les accomplir.

Priorisation choisie – Pour planifier votre journée, demandez-vous ce que vous voulez laisser passer dans votre entonnoir.

Plaisir – Identifiez et notez 1 à 3 activités, rituels pour célébrer et savourer chaque réussite.

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