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La gestion du temps est l’un des principaux enjeux de la productivité en entreprise. Et quand il s’agit de télétravail, celui-ci s’accompagne automatiquement de ses propres défis supplémentaires en matière de gestion du temps. Mais nous connaissons tous une situation exceptionnelle causée par la pandémie mondiale. Des millions de français ont dû se mettre au télétravail et désormais le travail hybride, alliant travail à domicile et au bureau, est la nouvelle normalité pour bon nombre de salariés français. On continue à travailler avec comme toile de fond des événements indéniablement chaotiques en raison de la pandémie de la COVID-19.
Mieux gérer son temps pour plus de productivité
Afin de ne pas perdre en productivité et se préserver du stress, il faut apprendre à bien gérer son temps. Lorsqu’on travaille à distance, on est responsable de son temps : à la fois de son utilisation comme de son organisation. On peut facilement s’égarer, se laisser aller à la procrastination et rapidement se retrouver en situation d’échec dans l’accomplissement de ses tâches et dans l’atteinte de ses objectifs. Il est donc primordial d’avoir une bonne stratégie de gestion du temps en télétravail afin d’être le plus productif et efficace possible.
Afin de vous aider à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, dont les frontières peuvent être ténues lorsqu’on travaille à distance, et à vous approprier les méthodes et outils efficaces pour une meilleure organisation personnelle, optez pour une formation en gestion du temps et des priorités et gagnez en performance et en sérénité.
1. Faites une to-do-list
Cela va vous permettre de ne pas oublier les tâches importantes que vous avez à accomplir dans la journée et ainsi éviter de vous laisser distraire par des choses plus triviales. Établir une « to-do list » peut vous permettre d’optimiser votre journée et la rendre plus productive.
Lorsque vous êtes en télétravail, vous pouvez avoir un autre rythme que lorsque vous êtes au bureau et les moments pendant lesquels vous êtes le plus productif peuvent ne pas être les mêmes. Faites votre liste de tâches en prenant cela en considération.
Il ne faut pas longtemps pour créer une liste de tâches pour la journée – peut-être juste cinq ou dix minutes. En le faisant avant de démarrer votre journée cela vous permettra de rester focus sur vos tâches à réaliser et de gérer votre temps efficacement.
2. Délimitez votre espace de travail
Si vous partagez un espace de vie avec des colocataires, des conjoints, des enfants ou simplement une bande de chiens hyperactifs, vous devrez vous assurer de bien structurer à la fois votre espace de travail et vos horaires de travail. Pour avoir une bonne gestion du temps en télétravail, il faut absolument limiter les interruptions et « sanctuariser » l’espace de travail. Les personnes avec qui vous partagez votre domicile doivent savoir que, pendant vos horaires de travail que vous leur avez communiqués, vous ne devrez pas être importuné.
Du côté de votre équipe au travail, discutez avec votre responsable et vos collègues afin d’établir des heures pendant lesquelles vous serez au maximum de votre concentration et serez disponible, notamment pour les réunions.
3. Établissez une routine de travail
Même le télétravail nécessite une certaine structure et une certaine routine. Cette dernière apporte de la stabilité et une organisation à nos journées de travail. Ainsi, tout comme vous aviez probablement une routine bien établie lorsque vous vous rendiez à votre entreprise et qui vous permettait de bien démarrer votre journée, il est conseillé d’en faire de même avec le télétravail au risque de voir les frontières entre vie professionnelle et vie privée disparaitre. La conséquence pourrait être une baisse de productivité notamment parce qu’il serait très difficile d’avoir une gestion du temps efficace lors d’une journée de télétravail.
Alors revenez à l’essentiel : planifiez votre journée, allouez un temps pour le déjeuner, prenez des pauses et arrêtez le travail à une heure bien définie chaque jour. Terminez vos journées avec des activités – comme des exercices ou de la lecture – pour marquer la transition entre le temps de travail et le temps personnel.
4. Arrêtez le « multitâche »
La tentation du « multitâche » est d’autant plus forte lorsqu’on travaille à la maison. Une des premières règles lorsqu’on aborde la question de la gestion du temps en télétravail c’est de ne pas mélanger tâches professionnelles et tâches personnelles dans la journée. On pourrait avoir tendance à vouloir faire plusieurs choses en parallèle, par exemple, lancer une lessive, tout en étant en train de travailler sur un fichier. N’effectuez pas de tâches que vous ne feriez pas au bureau.
Organisez vos tâches pour la journée par ordre de priorité et procédez de manière séquentielle. Chaque tâche nécessite un niveau de concentration différent. Tenter de réaliser plusieurs tâches à la fois dégradera la qualité générale du travail effectué.
Peu importe le travail que vous effectuez, faites en sorte de le terminer avant de passer à un autre. Essayer de mettre la main sur différentes tâches n’est pas toujours une bonne idée même si vous vous sentez en confiance.
5. Adoptez la technique pomodoro
La technique Pomodoro est un système de gestion du temps qui encourage les personnes à travailler avec le temps dont elles disposent. En utilisant cette méthode, vous divisez votre journée de travail en parties de 25 minutes séparées par des pauses de cinq minutes. Ces intervalles sont appelés pomodoros. Après environ quatre pomodoros, vous prenez une pause plus longue d’environ 15 à 20 minutes.
L’idée derrière cette technique est que le chronomètre créer un sentiment d’urgence. Plutôt que de sentir comme si vous disposiez de beaucoup de temps dans votre journée de travail pour finir ce que vous avez à faire et courir le risque de vous laisser distraire, vous savez que vous ne disposez que de 25 minutes pour faire le plus de progrès possible sur une tâche.
Cette technique s’avère particulière utile lorsqu’on est en télétravail où les tentations pour se laisser distraire en pensant qu’on dispose de plus de temps que l’on a réellement sont très présentes. En adoptant cette technique on reste sur nos gardes et on se laisse plus de chances d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixés pour la journée.
Bonne idée, je chercherai à appliquer la méthode Pomodoro, même si elle n’est pas intuitive pour moi 😉