G Suite est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement. La suite inclut les applications Web de Google les plus courantes, comme Gmail, Google Hangouts, Google Agenda, Google+, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Google Sites.

La Suite Google figure parmi les Top outils télétravail pour organiser des réunions à distance efficaces surtout dans cette période de crise où la collaboration à distance est indispensable à la fois pour le bon fonctionnement de toute entreprise et pour éviter la propagation du Coronavirus.

L’interface de G Suite

G Suite inclut des fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises, comme les adresses de courrier électronique personnalisées, un espace de stockage de 30 Go pour les documents et les e-mails, ainsi qu’une assistance 24 h/24, 7 j/7 par téléphone et par messagerie électronique.

Grâce à G Suite, vous pouvez collaborer sur des fichiers en temps réel, trouver rapidement des créneaux sur l’agenda de vos collègues et même participer à des réunions où que vous soyez. Le télétravail avec la Suite Google se fait ainsi plus facilement, efficacement et rapidement.

10 avantages de G Suite

Avant d’opter pour un nouvel outil de travail, vous devez penser à vos besoins. Avez-vous besoin de plus de collaboration, de productivité, de sécurité ou de mobilité ? Voici 10 raisons qui vous convaincront d’adopter cet outil numérique.

1. Mobilité avec G Suite

La G Suite vous permet de travailler de partout depuis n’importe quel appareil grâce au Google Cloud. Bénéficiez d’un espace de stockage, applications, courriel, agenda, services d’hébergement. L’espace dont vous disposez dans le Cloud peut être gratuite ou être louée. 

Une fois connectée à votre compte Google, vous pouvez travailler de partout depuis n’importe quel appareil. En effet, la G Suite utilise le Cloud et elle comporte plusieurs applications interreliées entre elles, comme Google Drive, Doc et Sheets.

2. Synchronisation de votre agenda à votre Gmail

Grâce à Google Agenda, votre équipe G Suite peut facilement planifier des réunions, partager des plannings et collaborer sur des agendas d’équipe. Dès que vous recevez un courriel à propos d’un événement ou d’une rencontre, l’événement est automatiquement ajouté à votre agenda. Vous ne raterez plus vos rendez-vous !

Autre fonctionnalité de Google Agenda c’est que vous pouvez relier des documents à la rencontre dans votre agenda. Vous pouvez aussi avec Gmail, organiser vos missions avec plusieurs agendas.

3. Collaboration en temps réel avec G Suite

La G Suite permet également la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes qui partagent le même document. Ainsi, vous pouvez créer des documents, les visualiser, les partager et les modifier quand vous le voulez et sur n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur). Ces documents sont automatiquement enregistrés au fur et à mesure que vous les rédigez. De plus, Google Docs présente des fonctionnalités particulières : recherche, traduction, gestion de projets et plus encore !

4. Partage rapide de fichiers

Le Drive est un espace de stockage des fichiers qui permet d’y avoir accès n’importe quand et de n’importe quel appareil (ordinateur, appareils mobiles…) Vous pouvez donc travailler en collaboration avec d’autres personnes et contrôler le mode de partage de vos fichiers. Le Drive conserve tous vos fichiers et tous les utilisateurs peuvent les consulter quand ils le veulent.

Le Drive est hautement sécurisé, ainsi les données sont protégées sur vos comptes utilisateur et le partage des fichiers répond aux normes de sécurité établies.

5. Création de questionnaires

Réalisez des questionnaires avec Google Forms. Vous pouvez paramétrer votre questionnaire comme bon vous semble et le personnaliser avec des couleurs pour le partager avec vos coéquipiers.  

6. Ajout d’extensions

Vous pouvez aussi configurer des extensions pour tirer profit de G Suite. Vous pouvez rajouter l’extension Google Keep pour bénéficier de post-it dans l’ensemble des outils GMAIL, Agenda, Docs. Vous pouvez notamment conserver les questions les plus fréquemment posées par les clients dans un endroit pratique ou créer des listes de tâches, des notes et des rappels pour rester sur la bonne voie.

Voici d’autres extensions Google :

• Google Traduction;
• Papaly;
• Lastpass;
• Secure Exchanges.

7. Sécurité

Google est hautement sécurisé et propose des contrôles à différents niveaux du traitement des données (stockage, accès et transferts). Cette stratégie comprend les dix éléments suivants :

• Politique générale de sécurité de Google
• Sécurité organisationnelle
• Classification et contrôle des actifs
• Sécurité par le personnel
• Sécurité physique et environnementale
• Sécurité opérationnelle
• Contrôle des accès
• Développement et maintenance des systèmes
• Reprise sur sinistre et plan de continuité de l’activité
• Conformité réglementaire

8. Efficacité

L’objectif premier de Google est d’aider les entreprises à atteindre un niveau de productivité et d’efficacité optimal. Grâce à G Suite, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs missions au lieu de gérer les problèmes informatiques étant donné que cet outil est hautement sécurisé.

En outre, pour Google, la rapidité de réponse de ses serveurs est dans l’ADN de ses applications. Le moindre bit doit être justifié. Ainsi, les application en ligne de Google sont d’une réactivité absolue.

G Suite s’avère être un outil très efficace lorsqu’il s’agit de collaboration et de communication.

Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur le même document en temps réel. Ajoutez à cela Google Hangouts qui est une plateforme qui permet l’envoi de messages instantanés, qui offre un espace de conversation vidéo et qui permet le partage d’écran, de fichiers, de calendriers et événements.

9. Créativité

Laissez vagabonder votre imagination avec Google Sheets et Google Slides. Vous pouvez, avec Google Sheets, créer des feuilles de calcul originaux en utilisant des diagrammes et graphiques pour faire ressortir quelques données, les modifier et travailler dessus à plusieurs, où que vous soyez et sur n’importe quel appareil.

Avec Google Slides, vous pouvez créer des présentations efficaces en collaborant à distance. Créez et éditez des présentations dans votre navigateur lui-même, sans installer le logiciel. Agrémentez également vos présentations avec des vidéos, des images, des dessins et des transitions fluides.

10. Migration facile

Si une entreprise migre vers G Suite et qu’elle souhaite migrer l’historique des emails et contacts vers G Suite, rien de plsu simple !

Voici comment :

1. Dans l’administration de G Suite, il y a l’outil « Migration » qui permet de se connecter en POP3 sur l’ancienne boîte et de transférer les email vers la nouvelle boîte
2. Vous pouvez aussi utiliser cet outil pour migrer des emails de Yahoo, outlook.com et de Gmail
3. Chaque utilisateur peut, sur son Gmail, ouvrir la section « Transfert et POP/IMAP » et configurer lui-même le compte
4. Pour les contacts, il faut faire un export en format CSV et un import sur les contacts de G Suite

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