Vous avez une échéance imminente. Cependant, au lieu de faire votre travail, vous vous occupez de diverses choses comme consulter les réseaux sociaux, regarder des vidéos de chats mignons ou encore surfer sur des blogs et des forums. Vous savez que vous devriez travailler, mais vous n’avez tout simplement pas envie de faire quoi que ce soit. Vous êtes en proie à la procrastination !
La procrastination au travail : véritable frein à la productivité
Nous connaissons tous le phénomène de procrastination, c’est-à-dire de remettre à plus tard les tâches que l’on doit accomplir. Lorsque nous procrastinons, nous gaspillons notre temps et reportons les tâches jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Et quand il est en effet trop tard, nous paniquons et souhaitons avoir commencé plus tôt.
Vous l’aurez compris, dans le monde professionnel, la procrastination est un vrai frein à la productivité. Les distractions sont nombreuses et il est toujours facile de trouver de bonnes raisons pour remettre à plus tard certaines tâches que l’on a à effectuer.
Selon un sondage d’OpinionWay, la durée moyenne de procrastination par jour est de 1h54 ! Ce temps est non-négligeable et oblige les entreprises à réfléchir à ce phénomène. Lutter contre ces comportements apporte non seulement de la satisfaction chez le salarié mais lui fait également gagner du temps tout en diminuant le stress.
Découvrez nos 10 techniques pour lutter contre la procrastination au travail.
1. Planifiez votre semaine de travail à l’avance
Planifier ses tâches pour la semaine à venir est un excellent moyen d’être efficace au travail mais c’est surtout particulièrement utile si vous vous trouvez souvent dépassé par le volume de travail et ne savez par où commencer. Ne pas savoir à quelle tâche s’attaquer en premier mène à l’indécision et à la procrastination et, en attendant, votre boîte de réception se remplit encore plus. Prenez le temps le lundi matin, ou même le dimanche soir à la maison, d’évaluer les projets à venir et les tâches régulières que vous devez effectuer chaque semaine. Estimez combien de temps chaque tâche prendra, quelles sont celles qui sont prioritaires, et quelles personnes pourraient vous aider dans les différentes tâches. Essayez de répartir les tâches uniformément sur la semaine. Organisez-vous avec une application de calendrier ou notez votre planning prévisionnel dans votre agenda quotidien. Maintenant, lorsque vous vous asseyez à votre bureau chaque matin, vous avez déjà une liste de tâches à faire. Cela réduit le stress et vous aide à démarrer immédiatement.
2. Ne surestimez pas vos capacités
Lorsque vous établissez votre plan pour la semaine, assurez-vous d’être réaliste sur ce que vous pouvez accomplir tous les jours. N’essayer pas de vous comparer aux autres mais soyez conscient de vos capacités. Est-ce que trois échéances à tenir, une présentation et une réunion de travail en une journée sont trop pour vous ? Il faut judicieusement s’organiser pour ne pas se laisser déborder et ainsi être démotivé, ce qui pourrait in fine pousser à la procrastination. Adaptez votre horaire de travail à vos forces.
3. Mettez en place la technique du Salami
La technique du Salami consiste à découper les grandes tâches en plusieurs petites tâches. Cette technique est souvent utilisée en négociation : on découpe un accord point par point et on négocie chaque point jusqu’à l’accord final. Lorsque vous avez une tâche conséquente à réaliser, découpez-la en plusieurs petites tâches facilement réalisables. Ainsi, on lieu de se demander comment surmonter une certaine charge de travail qui peut paraître trop importante, qui peut être motif de découragement et qui peut mener à la procrastination, on avance en réalisant les petites tâches, qui, en même temps, procurent satisfaction et motivation d’aller jusqu’au bout. Vous pouvez commencer par la tâche la plus dure ce qui permet de se concentrer sur cet élément central qui, une fois accomplie, donne cette impression d’une tâche plus facile à réaliser.
Astuce : Utilisez des applications pour planifier vos tâches. TeamViz, par exemple, vous permet de planifier vos tâches en incluant des pauses de quelques minutes toutes les 25 minutes de travail. Vous pouvez à la fin de la journée consulter un rapport qui vous permet d’évaluer le travail accompli.
5. Apprenez à prioriser
Apprendre à prioriser et gérer son temps est une soft skills que chaque employé doit maîtriser, et il ne s’agit pas seulement d’organiser les tâches afin de respecter les délais. De nombreux employés tergiversent à cause d’une tâche désagréable à laquelle ils ne veulent pas s’attaquer, qu’il s’agisse d’avoir à appeler un client difficile, de la rédaction d’un rapport compliqué ou même de quelque chose que vous jugez être un travail inutile. En voulant éviter ces tâches on a de grandes chances de se laisser aller à la procrastination. Cela vous empêche d’accomplir les parties les plus simples de votre travail, car vous êtes préoccupé par le travail que vous ne faites pas. Lorsque cela est possible, faites de ces projets ardus une priorité. En les accomplissant, cela vous soulage d’un énorme fardeau et vous permet de terminer votre journée de travail tranquillement.
6. Éliminez les distractions
Il est tellement facile de se laisser distraire lorsqu’on est à notre poste de travail et par conséquent se laisser aller à la procrastination. On trouve toujours quelque chose à faire pour se dérober à une tâche qui ne nous plaît pas. De plus, une fois que l’on décide « juste pour se changer les idées 5 minutes » de se connecter sur les réseaux sociaux, on peut rapidement se perdre. On se retrouve 1 heure après à regarder des vidéos sur YouTube. Il faut donc prendre l’habitude de de se déconnecter des réseaux sociaux, de son e-mail et Skype lorsque nous effectuons des tâches importantes. Si vous êtes facilement distrait lorsque vous travaillez sur votre ordinateur portable, envisagez d’utiliser un outil de gestion des distractions en ligne tel que Freedom. Cette application bloque les sites Web et les applications afin que vous ne soyez pas tenté de passer encore 30 minutes à naviguer sur Wikipedia !
7. Changez votre environnement
Cela peut s’avérer difficile de changer votre environnement lorsque vous êtes au bureau. Mais même un changement de lieu temporaire dans vos locaux peut aider à stimuler votre créativité. Vous pouvez vous glisser dans une salle de conférence vide pour travailler pendant quelques heures. Faites une promenade dans le bâtiment pour faire de l’exercice et prendre un bol d’air frais. Briser la monotonie de votre environnement de quelque manière que ce soit peut vous aider à vous sentir moins envahi par l’ennui et être sujet aux distractions et à la procrastination.
8. N’essayez pas d’être parfait !
Le problème de la procrastination surgit chez de nombreuses personnes parce qu’elles ont peur d’être jugées ou parce que l’idée de ne pas faire un travail parfait les empêche de justement le commencer. Il faut se mettre bien en tête que la perfection n’existe pas ! Et il faut aussi se dire que seuls ceux qui ne font rien ne se trompent jamais. Ne laissez pas le fait qu’un travail puisse comporter des imperfections être un frein à la réalisation d’une tâche.
9. Apprenez à dire “Non” !
Cela peut s’avérer difficile mais il est primordial de savoir décliner certaines requêtes de la part de vos interlocuteurs. Vous ne pouvez pas tout faire et surtout vous ne voulez pas faire ! Vous avez votre feuille de route de votre journée avec une organisation en ordre de priorité de vos tâches et il faut bien faire comprendre à quelqu’un qui vous fait une demande impromptu que vous ne pouvez pas bouleverser votre emploi du temps. Vous aurez toujours l’occasion, sauf si c’est une vraie urgence, de vous caler un instant pour répondre à d’éventuelles demandes.
10. Récompensez-vous !
Qu’on soit petit ou grand, savoir qu’on aura une récompense après une tâche à réaliser reste une belle source de motivation. Prenez le temps de vous féliciter de votre assiduité à la tâche ainsi que de votre persévérance en vous offrant une courte pause dont vous pouvez profiter pour vraiment « décrocher » !
>> Pour découvrir nos formations personnalisées, contactez-nous !
