On est nombreux à se demander comment garder le contrôle de sa vie professionnelle dans un environnement de travail où les exigences sont toujours croissantes. En effet, certains se retrouvent souvent avec un agenda surchargé et un sentiment de travail inachevé bien qu’ils aient mis tout leur cœur à l’ouvrage. Heureusement, on peut remédier à cela en optimisant son organisation personnelle et sa gestion du temps et ainsi booster son efficacité professionnelle. Une bonne organisation personnelle vous aide à vous sentir plus serein et productif au travail.
L’organisation personnelle est une composante clé de l’efficacité personnelle qui est une soft skills à développer pour vous démarquer et être impactant au quotidien. Découvrez nos offres de formation soft skills et la formation MySoft la formation soft skills à distance de MyConnecting. Vous pourrez choisir dans notre riche éventail de blocs de compétences opérationnels MyLab, afin d’acquérir les compétences clés pour être encore plus efficace, persuasif, serein, leader, entre autres, dans votre travail.
1. Fixez-vous des objectifs SMART
Nous avons tous des tâches à accomplir et des objectifs à réaliser dans notre quotidien professionnel et à long terme. Sans une organisation personnelle efficace, on peut se retrouve vite dépassé et être en prise au stress et à la démotivation. En adoptant le principe SMART (acronyme qui signifie intelligent en anglais), on arrive à s’approprier les objectifs et s’organiser efficacement en conséquence en restant sur la bonne voie. Les indicateurs SMART sont les suivants :
- Spécifique : un objectif spécifique, clair, précis, compréhensible et personnalisé
- Mesurable : Vous devez être en mesure de suivre avec précision vos progrès afin de pouvoir juger du moment où un objectif sera atteint.
- Accepté : la mesure et le seuil retenu résultent d’un accord entre le managé et le manager
- Réaliste : si l’objectif est perçu par le collaborateur comme impossible à atteindre, il part découragé dès le début
- Temporellement défini : fixer une deadline pour une meilleure organisation
2. Limitez les interférences
Ce n’est un secret pour personne que la technologie conçue pour nous aider avec notre système d’organisation personnel peut souvent devenir une source d’encombrement et de distraction. Gérez votre technologie pour qu’elle vous soutienne, et non l’inverse. Par exemple, allouez un temps défini pour consulter vos emails, définissez des règles pour filtrer les messages entrants dans les dossiers appropriés afin de ne pouvoir vous y retrouvez facilement. Utilisez une application comme Flow-e pour transformer facilement les emails en tâches que vous pouvez suivre, organiser et hiérarchiser, afin de passer moins de temps à trier une boîte de réception encombrée.
Notifications en mode silence
Prenez le temps de configurer correctement vos notifications afin d’être averti que lorsque quelque chose est vraiment important. Les notifications émanant des réseaux sociaux comme Facebook ne doivent pas venir interférer dans votre travail. La personnalisation de vos notifications vous permet de contrôler vos appareils connectés.
3. Apprenez à prioriser
Un des aspects importants de l’organisation personnelle est d’apprendre à hiérarchiser ses tâches. Ce faisant, vous arriverez à mieux planifier votre journée et ainsi d’éviter de tergiverser, ce qui contribuera ensuite à réduire le stress. Afin de vous aider à classer vos tâches par ordre de priorité, utilisez la matrice d’Eisenhower. Cette méthode nous vient de l’ancien président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower qui suggère de répartir les activités en fonction de deux facteurs: l’urgence et l’importance.
Ainsi, dans votre journée, une tâche peut être classée en fonction de ces deux facteurs. Ils sont comme suit:
Quadrant 1 – Urgent et important (les tâches que vous devez faire immédiatement)
Quadrant 2 – Important, mais pas urgent (les tâches que vous programmerez pour plus tard)
Quadrant 3 – Urgent, mais pas important (les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre)
Quadrant 4 – Pas urgent et pas important (les tâches que vous devriez éliminer)
L’apprentissage des principes de planification et de hiérarchisation des tâches vous aidera à voir les choses à faire pour atteindre vos objectifs. C’est une façon d’optimiser son organisation personnelle.
4. Faites une « to-do-list »
La « to-do-list » ou en français liste de tâches à faire, est un terme à la mode mais est surtout d’une efficacité redoutable. Le principe est très simple : tout comme la liste de courses, avant de commencer sa journée de travail, on liste les différentes tâches et activités que l’on a à accomplir. Rien de bien compliqué donc mais son aide est très précieuse. En effet, cela évite de passer trop de temps à « chercher quoi faire ».
On trouve bon nombre d’applications qui aident à faire et suivre sa « to-do-list ». Parmi celles-ci, on peut citer :
- Wunderlist qui vous donne également la possibilité de partager des listes de tâches avec des amis ou collègues de travail.
- Evernote
- Microsoft to-do
- Google Tasks
5. Organisez votre espace de travail
La psychologie a démontré les effets négatifs du désordre et de l’encombrement sur une personne. En effet, il est difficile d’avoir une bonne organisation personnelle dans un environnement de travail où règne le désordre. On recherche l’efficacité professionnelle à travers l’organisation personnelle et l’encombrement visuel dû à un manque de rangement distrait l’esprit, comme cela est démontré par des chercheurs de l’université de Princeton, et inhibe la concentration et par conséquent la productivité.
Organiser et ranger son espace de travail vous aide grandement à rester focus sur vos tâches et augmenter votre efficacité professionnelle.
