Vous voulez gagner en productivité ? Vous aimeriez rentrer chez vous après votre journée de travail en ayant le sentiment du devoir accompli ? Vous commencez avec un plan, une liste, un objectif… mais à la fin de la journée, vous trouvez que votre liste de tâches est encore plus longue. Être productif au travail peut être difficile. Gérer son temps de manière à favoriser sa productivité est essentiel… mais il peut parfois être difficile de savoir par où commencer.

Pour toute entreprise, la productivité demeure le nerfs de la guerre. C’est le cas de chaque employé également. Autant dire que gagner des heures de productivité constitue un gain précieux. On a tous envie de rentrer du travail avec le sentiment de devoir accompli et penser qu’on a utilisé nos heures de travail à bon escient. Mais il faut compter aussi sur les distractions comme les réseaux sociaux ou la procrastination qui parfois nous guette. Il est donc nécessaire d’avoir une routine de travail bien huilée ainsi qu’une bonne organisation qui permettront à quelqu’un désirant être productif de s’assurer qu’il le soit.

Découvrez nos conseils pour gagner plus de 4 heures de productivité par jour au travail !

1. Gagner en productivité : Arrêtez d’être « multitâche »

Organisez vos tâches pour la journée par ordre de préférence et procédez de manière séquentielle. Chaque tâche nécessite un niveau de concentration différent. Tenter de réaliser plusieurs tâches à la fois dégradera la qualité générale du travail effectué.

Peu importe le travail que vous effectuez, faites en sorte de le terminer avant de passer à un autre. Essayer de mettre la main sur différentes tâches n’est pas toujours une bonne idée même si vous vous sentez en confiance.

On peut être tenté de vouloir s’occuper de plusieurs tâches à la fois, surtout si elles semblent petites ou faciles. Mais cela ne fonctionne tout simplement pas. Selon Earl K. Miller, professeur de neuroscience, « le multitâche n’est pas humainement possible ». Nous nous leurrons quand nous disons que nous pouvons facilement jongler avec les appels téléphoniques, les présentations ou le déjeuner. Concentrez-vous sur une tâche à la fois et vous finirez par la terminer plus rapidement.

2. Gagner en productivité : Mettre en œuvre la « règle des deux minutes »

Selon l’entrepreneur Steve Olenski, le fait de rechercher et d’exécuter immédiatement des tâches qui prennent deux minutes ou moins vous fait réellement gagner du temps. Donc, si cela prend moins de deux minutes, faites-le tout de suite. Cela permet également de lutter contre la procrastination.

L’autre aspect de la règle des deux minutes est que tout objectif ou habitude peut être démarré en moins de deux minutes. Cela ne signifie pas que vous serez en mesure de terminer chaque tâche en 120 secondes, mais commencer par de nouveaux objectifs est la première étape pour les atteindre !

3. Gagner en productivité : Mieux gérer (ou éviter) les réunions !

Selon votre situation de travail, vous pouvez ne pas avoir le contrôle sur les réunions auxquelles vous assistez, mais si vous le faites, gardez à l’esprit les conseils suivants :

• Organisez des réunions debout. Vous pouvez garder une chaise ou deux dans la salle au cas où quelqu’un aurait vraiment besoin de s’asseoir, mais si la majorité des personnes se tiennent debout, la réunion ne durera pas longtemps.
• Établissez un ordre du jour pour la réunion. Envoyez-le aux participants à l’avance afin qu’ils aient la possibilité de proposer des éléments importants avant le début de la réunion. Cela évite de s’éparpiller et de rester concentrer sur les sujets importants.
• Fixez une limite de temps pour chaque sujet. Les gens vont devoir se prononcer rapidement sur les choses importantes et à se concentrer sur des conversations pertinentes.
• Invitez uniquement des personnes qui doivent absolument être présentes.

4. Gagner en productivité : Adoptez la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est un système de gestion du temps qui encourage les personnes à travailler avec le temps dont elles disposent plutôt que contre elles. En utilisant cette méthode, vous divisez votre journée de travail en parties de 25 minutes séparées par des pauses de cinq minutes. Ces intervalles sont appelés pomodoros. Après environ quatre pomodoros, vous prenez une pause plus longue d’environ 15 à 20 minutes.

L’idée derrière cette technique est que le chronomètre créer un sentiment d’urgence. Plutôt que de sentir comme si vous disposiez de beaucoup de temps dans votre journée de travail pour finir ce que vous avez à faire et courir le risque de vous laisser distraire, vous savez que vous ne disposez que de 25 minutes pour faire le plus de progrès possible sur une tâche.

5. Gagner en productivité : Apprenez à dire non !

Tout au long de votre journée, les gens vont inévitablement vous déranger pour obtenir votre aide ou vos commentaires. C’est tellement facile de dire oui et d’assumer plus de choses, mais c’est contre-productif.

Dire «non» à quelque chose est plus facile à dire qu’à faire, mais il existe des moyens de le faire sans offenser une personne ou de paraître grossier. Quand quelqu’un vient à vous avec une demande à laquelle vous devez dire non, demandez-lui simplement de vous accorder 15 minutes (ou un intervalle de temps arbitraire) pour terminer le travail sur lequel vous travaillez avant de répondre à sa requête. La personne saura d’elle même que vous ne ne pouvez pas y prêter l’attention nécessaire et que vous voulez rester concentrer dans votre tâche.

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