Les espaces de travail flexibles sont de plus en plus présents dans les entreprises françaises. L’open space, longtemps la norme, laisse peu à peu sa place à un nouvel environnement de travail : le flex office. Dans cette nouvelle organisation de travail, les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. Dites adieu à la sédentarité, désormais place au salarié nomade. Accompagné de son ordinateur ou de sa tablette, celui-ci pourra se balader entre un poste de travail, une alcôve ou un espace bulle, voire dans des lieux plus informels comme la cafétéria ou un espace de création pour stimuler la créativité et le partage des idées.

Le flex office a tout pour séduire : mobilité des salariés, réduction des coûts immobiliers, augmentation de la productivité, bien-être au travail… Ce modèle fait certes des émules, mais il se heurte aussi à des difficultés quant à sa mise en place. En effet, les managers devront trouver leur marques, on peut se retrouver avec des salariés déboussolés et encourir, mine de rien, des frais de réaménagement.

Flex office : repenser le bureau post-Covid

En 2018, une étude Parella/Esquisse montrait que 22,5% des entreprises franciliennes du tertiaire avaient mis en place le flex office en 2018. Aujourd’hui, avec la Covid-19, beaucoup d’entreprises, notamment les grands groupes comme Suez, BNP, Sanofi, L’Oréal, SNCF, Axa France, Bouygues, SFR, Engie ou encore la Société Générale, ont déjà sauté le pas, à des degrés divers. Certains estiment que des bureaux nus seraient bien plus faciles à désinfecter tous les soirs, ce qui permettrait une meilleure sécurité sanitaire.

On peut supposer que les postes de travail fixes vont progressivement disparaître, un processus probablement accéléré par la pandémie, qui pousse les salariés à travailler à distance. Des études ont montré que beaucoup d’entre eux ont développé un goût pour la flexibilité au travail, au profit d’autres manières d’appréhender les espaces de travail, comme opter pour un flex office.

Les avantages du flex office

Réduction des coûts : l’espace moyen requis occupé par les postes de travail d’une entreprise est beaucoup plus petit lorsque l’on travaille dans un bureau flexible, ce qui entraîne des coûts de location d’espace de travail inférieurs.

Un coup de pouce à la créativité : Il a été prouvé que pouvoir travailler librement et sortir de la routine permet aux travailleurs de trouver plus facilement de nouvelles perspectives et idées !

Amélioration de la productivité : pouvoir choisir un espace de travail, ou ambiance de travail, dans lequel nous nous sentons à l’aise a un impact direct sur l’amélioration de la qualité de vie au travail, qui à son tour améliore notre productivité.

Moins de contraintes, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs favorise les échanges entre équipes transverses, améliore la coordination des équipes et facilite les projets d’équipe.

Plus de propreté et d’hygiène : fini les postes de travail en désordre, avec un enchevêtrement de dossiers, cachant on ne sait quel reste de déjeuner ou encore des mouchoirs usagés ! Le fait de ne pas avoir de poste de travail attitré empêche de tomber dans ces travers. De plus, la règle du flex office impose qu’on nettoie impérativement derrière soi après avoir travaillé dans un endroit, ce qui constitue un argument de poids en sa faveur en période de pandémie.

Les inconvénients

L’importance du sens de l’organisation : le quotidien au travail quand on est dépourvu de bureau dédié demande un plus grand sens de l’organisation, qu’il s’agisse d’aménager en amont des lieux de rencontre avec les équipes, de réserver une salle de réunion, etc.

Sous-estimation du taux d’occupation : les entreprises qui utilisent des bureaux flexibles ont tendance à sous-estimer le taux d’occupation, ce qui a surchargé les espaces de travail. Cela ne permet pas aux employés de travailler confortablement, en plus d’aller à l’encontre des mesures sanitaires en temps de pandémie.

Un bureau impersonnel : oubliez le cadre photo démodé mais rassurant ou les accessoires personnalisés car le flex office suppose qu’on ne laisse aucune trace derrière soi. L’état d’esprit du « travailleur nomade » ne sied pas à tout le monde. Certains peuvent être perturbés de ne plus avoir un espace personnel au bureau.

Conflits entre collègues : Le principe du « premier arrivé, premier servi » dans les bureaux peut susciter pas mal de tensions au sein des équipes, surtout lorsque certains choisissent toujours les mêmes places, considérées comme plus agréables que d’autres.

Comment mettre en place le flex office ?

Pour s’assure d’une transition en douceur vers cette nouvelle organisation des espaces de travail, il faut s’y préparer en considérant les éléments suivants :

• Évaluer le taux d’occupation des bureaux, afin de déterminer correctement la superficie du futur flex office
• Échanger en amont avec les collaborateurs et leurs équipes afin de créer des espaces qui répondent à leurs besoins et attentes
• Les managers doivent s’adapter à cette nouvelle organisation et pour certain concevoir qu’il faille laisser plus d’autonomie aux collaborateurs et avoir confiance en leurs capacités à concilier temps de travail effectif, temps de réflexion et temps de convivialité entre collègues
• S’assurer que les équipements informatique et digital adéquats soient disponibles afin de pouvoir permettre notamment le stockage immatériel des fichiers, auquel les collaborateurs peuvent accéder depuis n’importe quel appareil. Il est également nécessaire que chaque collaborateur possède un ordinateur portable et un smartphone professionnels.
• Installer des zones créant différentes ambiances de travail, que ce soit des postes de travail individuel, des salles pour les appels téléphoniques, pour les réunions, des espaces de convivialité…