Compétences organisationnelles efficaces en 7 étapes

Combien de fois vous vous êtes dit : « J’ai vraiment besoin de m’organiser ? », sans toutefois y parvenir. C’est un problème que rencontrent beaucoup de salariés. Des post-it collés un peu partout, des piles de dossiers qui s’accumulent, le sentiment d’être tout le temps débordé sont autant de signaux qui ne trompent pas : il serait grand temps de penser à développer ses compétences organisationnelles.

D’autant plus qu’une mauvaise organisation signifie généralement moins de productivité et des opportunités manquées et peut générer du stress et conduire le salarié à se laisser aller à la procrastination.

Heureusement, vous pouvez développer différentes soft skills qui vont vous aider à devenir beaucoup plus organisé dans votre quotidien professionnel. Les compétences organisationnelles sont en réalité une combinaison de gestion du temps et d’auto-motivation, entre autres.

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En attendant de développer vos compétences organisationnelles, voici quelques étapes à suivre pour être efficace au quotidien.

1. Ayez une vision claire de vos tâches

Beaucoup de personnes ont parfois du mal à se souvenir de ce qu’elles ont accepté de faire ou de ce qu’elles voudraient faire si elles avaient du temps. Pour remédier à cela, il faut rédiger une liste de tâches à faire (to-do-list) avec les échéances pour savoir exactement ce qu’il reste à accomplir. Certains optent même pour plusieurs listes avec notamment une pour les tâches à accomplir sur le long terme et une autre pour celles au quotidien. Vous pouvez utiliser des listes manuscrites ou avoir recours à des outils bureautiques prévus à cet effet (Trello, Microsoft To Do, Todoist…) et qui s’avèrent très efficaces

2. Décidez quand vous allez le faire

C’est bien de faire des listes de tâches à faire mais il faut que vous décidiez du « quand » et des échéances pour ne pas y penser tout le temps. Les recherches montent que nos cerveaux sont enclins à s’inquiéter de choses qu’il reste à faire. Certains se réveillent même la nuit en paniquant à propos de ce travail qu’ils ont à faire ou qu’ils pensent avoir oublié de faire. Fait intéressant, avoir une liste de tâches à faire et surtout savoir quand les faire et les finir suffisent à rasséréner les personnes et ainsi éviter ces crises de panique.

3. Sachez gérer votre temps

Une autre partie des compétences organisationnelles consiste à comprendre comment définir le temps qu’une tâche donnée devrait prendre. Cela vous permet de planifier votre emploi du temps quotidien et d’utiliser votre temps efficacement. Il favorise également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

4. Prenez le temps de vous organiser

L’organisation n’est pas le fruit du hasard. Vous devez vous donner le temps nécessaire pour le faire.

Prenez un peu de temps quotidiennement pour réfléchir à ce que vous devez faire ce jour-là, et planifiez quand vous allez le faire. Faites-le de préférence soit au début de la journée, soit à la fin de la journée pour préparer la prochaine. Il est recommandé de trouver un coin loin de votre poste de travail pour le faire et ainsi éviter les distractions. Trouvez un coin tranquille, cela peut également être dans les transports si vous y passez du temps ou à la cafétéria par exemple.

5. Décidez de ce qui est important et de ce qui est urgent.

C’est une distinction délicate, mais important n’implique pas forcément la notion d’urgence. Certaines choses peuvent être à la fois importantes et urgentes. D’autres ne sont ni l’un ni l’autre. C’est pour cela qu’il est nécessaire de bien savoir hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence.  

6. Décomposez et déléguez les tâches.

Décomposez les tâches en plusieurs sous tâches et déterminez si vous pouvez déléguer l’une d’entre elles. Avez-vous vraiment besoin de tout faire tout de suite ? Et avez-vous vraiment besoin d’en faire certaines parties ? Attention toutefois, déléguer une tâche surtout si cela demande beaucoup d’explications peut prendre plus de temps que de la faire. Il faut bien choisir les tâches que l’on veut déléguer en gardant à l’esprit que cela doit nous faire gagner du temps et que nous ne perdions pas en efficacité ou en qualité.

7. Anticipez les tâches supplémentaires

Nous avons tous connu cette situation : on vient de passer du temps à organiser notre travail et on reçoit un mail de notre patron nous demandant de tout abandonner et de terminer un rapport qui est soudainement devenu le problème le plus important et le plus urgent au monde ! Il ne faut pas être frustré ou contrarié. On sait que ces choses là peuvent arriver. Ainsi, il faut se laisser des créneaux libres pour pouvoir faire face aux imprévus. Si vous n’en avez pas, vous pouvez négocier pour prolonger les délais de certaines tâches qui sont moins importantes.

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