10 astuces pour réussir une visioconférence

Outil désormais indispensable pour organiser et maintenir des réunions professionnelles, la visioconférence demeure toutefois un exercice qui demande à être optimisé. Que vous ayez à organiser des webinars, des réunions efficaces ou à réaliser une formation à distance, à dialoguer avec vos clients, à échanger avec vos partenaires, voici nos meilleures astuces visioconférence !

1. Organisez-vous

Si vous êtes responsable de la réunion, il est primordial que vous soyez organisé. Informez les participants en amont des sujets et objectifs de la visioconférence. Avant votre visioconférence, indiquez par mail les documents à lire, les informations à recueillir et les points à préparer par chacun des participants. C’est un bon moyen d’optimiser le temps des réunions à distance.

En outre, si vous comptez brainstormez à distance, prévoyez des outils à cet effet (Coggle, Beekast, Klaxoon, Wisemapping, Bubbl.us…). Créez un espace collaboratif contenant tous les documents nécessaires.

2. Vérifiez votre éclairage

La première des astuces pour réussir sa visioconférence est de vérifier l’éclairage. Identifiez l’endroit où se trouve la source de lumière. Celle-ci ne doit ni être derrière vous (sinon vous ne serez qu’une silhouette) ni sur le côté (sinon l’autre côté de votre visage sera dans le noir).

Vous pouvez également utiliser une autre source de lumière sur le côté pour plus d’éclairage.

3. Vérifiez votre audio

Il est certes important d’être bien vu lors d’une visioconférence mais également important voire indispensable d’être entendu ! Si vous êtes dans une pièce calme, vous pouvez utiliser le microphone de votre ordinateur portable. Si ce n’est pas le cas, optez pour un micro externe assez proche de votre visage et bouche ou pour des écouteurs filaires/un casque équipé d’un micro.

4. Soyez à l’aise

Optez pour une chaise ou un fauteuil confortables. Ainsi, vous resterez en place et serez plus à l’aise durant votre réunion.

5. Maintenez votre webcam à hauteur des yeux

Le contact visuel est primordial lors de toute visioconférence. Afin de mettre toutes les chances de votre côté pour convaincre et maintenir l’attention de votre interlocuteur, une des astuces est de garder votre webcam à hauteur des yeux.

Ainsi, surélevez votre ordinateur portable. Si vous utilisez une caméra externe, celle‑ci doit être aussi proche que possible de votre écran. Autres astuces : regardez la caméra quand vous parlez et faites une capture d’écran quand vous démarrez votre application vidéo pour voir avoir une idée de l’image que vous projetez.

6. Créez un environnement propice

Une visioconférence productive commence d’abord par votre espace de travail. Si vous avez un espace dédié pour le télétravail par exemple, veillez à ce que vous soyez le moins susceptible d’être interrompu.

Vous devez également établir des règles si vous autorisez les enfants dans votre espace de travail. Ils devront savoir quand ils peuvent interagir avec vous ou quand rester silencieux (lorsque vous êtes en visioconférence par exemple).

De plus, vérifiez que l’arrière-plan de votre réunion soit correct. Heureusement pour vous, les services de visioconférence comme Zoom ou Teams permette d’ajouter un arrière-plan de votre choix sur laquelle s’incruste votre visage.

>> Découvrez comment personnaliser l’arrière-plan Teams

7. Vérifiez votre tenue

Habillez-vous comme vous le feriez au bureau. Toutefois, nous vous conseillons d’éviter les rayures et les motifs à carreaux car ils peuvent créer un effet moiré (ondulations) à l’image.

Évitez également de porter des vêtements d’un blanc brillant ou d’un noir profond car plusieurs webcams ont des réglages d’exposition automatiques et s’adaptent à ces couleurs. Osez la couleur en restant dans des tonalités qui ne soient pas criardes.

8. Vous ne parlez pas ? Éteignez votre micro !

Si vous ne prenez pas la parole lors de la visioconférence, éteignez votre micro. Cela évitera aux participants d’entendre tout ce qui se passe chez vous.

9. Arrêtez le multitasking

Cela peut déranger votre interlocuteur que vous ne soyez pas à fond dans la réunion. Astuces pour réussir votre visioconférence : Fermez tous les programmes ouverts sur votre ordinateur pour ne laisser ouverts que les outils nécessaires à votre visioconférence. Cela vous évitera d’être distrait par des notifications ou d’être préoccupé par un mail en attente…

10. Développez vos compétences informatiques

Face à la multitude de fonctionnalités que proposent les solutions de visioconférence, nombreux n’ont pas toujours connaissance des possibilités qui s’offrent à eux en matière de réunions en ligne.

Dans cette optique, MyConnecting vous propose ainsi une formation 100 % personnalisée (Formation Teams, Formation Skype Entreprise, entre autres) pour vous aider à tirer profit de ces outils collaboratifs. Vous apprendrez à utiliser les salles de conversation en direct, à utiliser les tableaux blancs collaboratifs et les outils de partage de fichiers de l’application pour améliorer vos réunions.

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