6 conseils pour travailler en mode projet efficacement

De nombreuses entreprises connaissent un changement de paradigme au niveau organisationnel et opérationnel. L’ampleur et la rapidité des changements technologiques ont contraint les entreprises à repenser leur mode de fonctionnement. Cette refonte s’applique non seulement à la nature du travail, mais aussi à la façon dont il crée et offre de la valeur à toutes les parties prenantes, des employés aux clients, en passant par les actionnaires et la société en général. Une nouvelle façon pour les entreprises de fonctionner dans cet environnement d’entreprise en mutation est le mode projet. Celui-ci consiste à rassembler des employés selon les connaissances et l’expérience qu’ils peuvent apporter à une tâche. Cela rend la réalisation des projets encore plus facile, car tous les membres de l’équipe peuvent s’impliquer et transformer les idées en réalités

Qu’est-ce que le mode projet ?

Le mode projet est un modèle d’organisation et de gestion de projets transversal qui favorise le travail collaboratif. L’accent est mis sur la réalisation d’un objectif commun par des salariés de différents métiers ou de différents services, dans le cadre d’un budget et d’un calendrier donnés, pas simplement sur la réalisation d’activités spécifiques au département. Il est donc nécessaire de fédérer des groupes d’horizons professionnels, de compétences, de qualifications et d’expériences différentes ou complémentaires, pour mener à bien un projet de A à Z.

Le chef de projet

Agissant plus comme un leader que comme un manager, le chef de projet motive et embarque son équipe vers la réalisation des objectifs. Tel un chef d’orchestre, il veille à l’exécution du projet à l’écoute de ses collaborateurs, montre l’exemple et n’hésite pas à déléguer des responsabilités.

Si vous voulez adopter le mode projet, voici 6 conseils pour vous aider à le faire de manière efficace.

1. Définir un cahier de charge précis

Il est essentiel, afin de bien commencer le projet, de définir une vision claire et des objectifs précis. Il vous faut dessiner avec le plus de précisions possibles les contours de votre projet. Ainsi, le chef de projet et son équipe auront en leur possession toutes les informations indispensables pour mener à bien leur mission.

Vous devez regrouper toutes les informations essentielles à la réalisation du projet dans un cahier de charges dans lequel on retrouve notamment :

• le contexte et les enjeux
• les objectifs à atteindre
• le budget à respecter
• le planning à suivre
• les ressources disponibles
• les compétences requises
• les risques potentiels

2. Établir les rôles et responsabilités de chacun

Pour réaliser et réussir votre projet, vous aurez besoin d’une équipe qualifiée, constituée de collaborateurs possédant les compétences nécessaires à l’accomplissement des différentes missions. Pour que tout se déroules sans anicroches, chaque membre de l’équipe doit connaître précisément son rôle et ses responsabilités et ces informations doivent être facilement accessibles à toutes les personnes impliquées afin de favoriser une collaboration efficace.

3. Embarquer les collaborateurs

En passant d’un mode de fonctionnement traditionnel au mode projet, cela peut constituer un changement difficile à assimiler pour certains collaborateurs et il peut être délicat à mettre en place. Ce nouveau mode de fonctionnement peut susciter des réactions mitigées dans votre entreprise, allant de l’enthousiasme au rejet total.

Certains collaborateurs peuvent perdre leurs repères, ne pas savoir vers qui se tourner en cas de doutes ou de questions et d’autres peuvent même refuser d’adopter cette nouvelle façon de travailler. Il est donc nécessaire de gagner leur adhésion et de les embarquer dans cette démarche en apportant des réponses claires aux doutes et craintes qu’ils peuvent avoir. Il vous faudra les rassurer en mettant en avant les bénéfices du travail en mode projet et ce que cela va leur apporter en termes de connaissance et d’acquisition de nouvelles compétences

4. Changer la culture d’entreprise

Maintenant que vous avez réussi à convaincre vos collaborateurs de travailler en mode projet, il vous faudra faire adopter ce nouveau mode de fonctionnement au sein de l’entreprise. Pour cela, les membres de l’équipe doivent être initiés aux techniques du travail en mode projet ainsi qu’en gestion de projet. Il vous faudra définir des standards, aussi bien dans les méthodes de travail que dans l’utilisation des documents à utiliser. Enfin, il faut encourager les collaborateurs à faire preuve de créativité, d’innovation et favoriser l’implication de tout un chacun.

5. Encourager la communication

Afin d’avancer avec efficacité et transparence dans votre projet, une communication ouverte est essentielle. Le chef de projet doit se montrer disponible en pratiquant une « politique de porte ouverte » : les collaborateurs doivent être à l’aise pour venir lui parler à tout moment. Il doit également les tenir informés de l’avancement des étapes. Une bonne communication permet de faire le lien entre les différents membres de l’équipe et de fluidifier les échanges.

6. Utiliser un outil de collaboration

Il existe de nombreux outils sur le marché pour vous aider à travailler efficacement en mode projet et à augmenter votre productivité. Les logiciels de gestion de projet sont souvent les plus performants et les plus complets. Optez pour un logiciel qui vous permette de centraliser les données de votre projet, de suivre et de gérer son avancement, d’avoir une vue d’ensemble des tâches, d’organiser facilement le travail en équipe et de favoriser la communication entre les différentes personnes impliquées dans le projet. Avec un tel outil, travailler sur des projets devient beaucoup plus facile.