Avec le confinement, le télétravail s’est généralisé et a bouleversé le monde du travail et les entreprises ont dû rapidement s’adapter pour continuer à fonctionner normalement. Les managers et leurs équipes ont dû rapidement trouver les outils nécessaires pour continuer une collaboration à distance efficace et productive. Mais lorsqu’il s’agit de l’onboarding d’un nouveau collaborateur, c’est-à-dire, l’intégration d’une nouvelle recrue dans un cadre de travail à distance, cela implique une planification supplémentaire et n’est pas toujours évident pour tout le monde.
Le premier jour de travail est généralement une journée plutôt stressante et empreinte d’appréhension. Non seulement les nouveaux collaborateurs doivent-ils faire la connaissance des personnes qui vont partager leur quotidien professionnel, s’habituer à de nouvelles manières de travailler mais ils doivent également assimiler plein d’informations en tout genre. Là où les interactions en face à face permettaient de faciliter le processus d’intégration, dans un environnement virtuel cela est plus problématique. La solution réside dans une expérience d’intégration bien planifiée, qui combine un programme d’apprentissage clair avec un temps et un espace pour les interactions sociales.
1. Mettre l’accent sur l’humain
Un des principaux défis à relever lorsqu’on procède à l’onboarding d’un collaborateur dans des équipes à distance est de savoir comment lui donner une bonne visibilité sur les activités de l’entreprise et des métiers de chacun de ses futurs collègues. De plus, comment l’accueillir dans l’entreprise sans être dans les locaux avec toute l’organisation en place ?
Il est donc important de bien planifier l’arrivée des nouvelles recrues. Pour ce faire, il faut prévoir des rencontres virtuelles privilégiées, formelles ou informelles, afin de transmettre les informations nécessaires et trouver des idées pour faire en sorte que ce premier contact avec l’entreprise soit une expérience motivante malgré la distance :
- Prévoyez des sessions en visioconférence qui auront pour objectif de faire découvrir l’activité de l’entreprise, avec une présentation des équipes et des métiers des collaborateurs. Les outils de travail collaboratif tels que Microsoft Teams ou Zoom peuvent grandement aider à cet effet.
- Il faut également planifier des sessions de rencontre avec les équipes et les départements avec lesquels les nouveaux arrivants vont interagir. Ils pourront ainsi se familiariser avec l’écosystème dans lequel ils vont évoluer ainsi que de prendre connaissance des informations sur le contexte actuel.
2. Bien équiper le nouvel arrivant
Pour faciliter l’onboarding d’un nouveau collaborateur dans une équipe à distance, il faut s’assurer que ce dernier reçoive les équipements et matériels informatiques nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions. Il est d’ailleurs recommandé de faire parvenir les outils dont il aura besoin avant le jour J.
Voici quelques éléments nécessaires pour faire le télétravail dans de bonnes conditions et être connecté avec les autres membres de l’équipe :
- Ordinateur portable (de préférence)
- les logiciels que le collaborateur va utiliser
- Casque audio
- Les identifiants et mots de passe
- Accès VPN si besoin
Il faut également mettre le nouvel arrivant en contact avec le service technique afin que tous les petits pépins qu’il pourrait rencontrer soit réglés avant de se lancer dans le travail. Petit bonus : si vous avez des goodies (porte-clés, mug, stylo ou clé USB, etc.) à l’effigie de votre entreprise, envoyez-les lui, cela permettra au collaborateur de développer son sentiment d’appartenance à l’entreprise.
3. Prévoir des sessions de formation
Il faut bien garder à l’esprit que tout le monde n’a pas l’habitude de travailler à distance. Ainsi, il serait judicieux de demander au préalable aux nouveaux collaborateurs s’ils sont à l’aise avec les outils de travail à distance pour notamment collaborer avec les autres membres de l’équipe ou assister à des réunions à distance. Pour s’assurer qu’ils puissent travailler sereinement et efficacement, il faut donc prévoir des sessions de formation avec tous les nouveaux employés pour qu’ils soient en mesure d’assister à tous les événements d’intégration en ligne dans un premier temps, mais surtout pour qu’ils connaissent les fonctionnalités essentielles pour l’exercice de leur métier.
4. Motiver les collaborateurs en exprimant votre appréciation
Un autre défi de l’onboarding à distance est de savoir comment motiver les nouveaux employés. Lorsque vous travaillez dans un bureau, vous êtes inspiré par vos collègues et autres nouveaux employés, mais il n’y a pas de rencontres occasionnelles entre des personnes travaillant à distance.
Aidez à résoudre ce problème en montrant aux nouveaux employés votre appréciation tout au long du processus d’intégration à distance. Il faut établir un dialogue régulier avec eux et prendre le temps de célébrer les premières réussites et retenir les choses positives qui surviennent. Les discussions d’équipe et un processus d’intégration clairement structuré sont également utiles.
Assurez-vous que les nouveaux employés se sentent appartenir à l’équipe et faites en sorte de les valoriser et de prendre en considération leur avis dès le départ sur les projets en cours. Cela favorise l’enthousiasme des nouveaux employés et les incite à donner le meilleur d’eux-mêmes dès le départ.
5. Désigner un compagnon d’intégration
Que ce soit à distance ou en face-à-face, un compagnon d’intégration, ou un collègue « tuteur », est très utile pour accompagner les nouvelles recrues lors de leur onboarding. Le nouveau collègue est associé à un employé ayant une bonne expérience de l’entreprise qui va agir en tant que « tuteur » en leur fournissant des conseils, une aide pratique et répondre à toutes les interrogations qu’il pourrait avoir.
Un compagnon d’intégration est encore plus précieux lorsque de nouveaux employés doivent gérer des configurations à distance. Il n’est pas uniquement un soutien opérationnel et éventuellement émotionnel mais il présente également la culture plus large de l’entreprise, ce qui est beaucoup plus difficile lorsque l’on travaille à distance.
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