Les réunions, efficaces ou non, font inévitablement partie de notre vie professionnelle quotidienne. Il peut s’agir de rencontres productives et collaboratives qui aident à faire avancer une entreprise ou un projet ou, au contraire, d’activités chronophages qui submergent la journée de chacun en faisant perdre des précieuses heures aux collaborateurs.

Rien ne rend les professionnels plus agacés que des réunions improductives et non planifiées avec personne vraiment aux commandes. Alors, on s’impatiente en pensant à tout le travail qu’il nous reste à faire pour la journée. Bien que les réunions soient nécessaires, elles peuvent ne pas être aussi efficaces qu’on le voudrait. Pour éviter ce cas de figure, il existe de nombreuses stratégies qu’on peut appliquer afin de s’assurer que les réunions soient pertinentes, efficaces, productives, utiles et qui favorisent la participation active de toutes les personnes impliquées.

Voici nos 10 conseils pour organiser des réunions efficaces et productives.

1. Fixez un objectif clair pour la réunion

Bien définir le sujet de la réunion est essentiel pour ne pas s’éparpiller dans des discussions stériles. Est-il censé proposer de nouvelles idées, partager de nouvelles informations ou prendre des décisions cruciales ? Quels collaborateurs allez-vous inviter à la réunion ? Gardez à l’esprit que la base de toute réunion réussie est d’avoir un ordre du jour et un objectif clair. Il faut être certain de ce qui doit être accompli pour assurer le succès d’une réunion. Ces informations serviront de base à l’orientation, à l’ordre du jour et aux participants de la réunion.

2. Réunions efficaces : La préparation est la clé !

La personne qui est censé animer la réunion ne devrait jamais être sans ordre du jour préparé lors d’une réunion. Tous les membres devraient recevoir un ordre du jour avant le début de la réunion. Voici quelques éléments qui peuvent aider à préparer un ordre du jour :

• Liste des sujets
• Description des objectifs de la réunion
• Liste des participants
• Noms des intervenants
• Heure et lieu de la réunion
• Fournir aux participants un bref historique du sujet

4. Rendez vos réunions aussi courtes que possible

La durée d’attention et l’intérêt des participants à une réunion ne durent pas aussi longtemps qu’on le souhaite. Des fois, cela est dû à la perte d’énergie due au traitement de trop d’informations. Des réunions plus longues signifient plus de perte d’énergie, ce qui nuit à la productivité. Le temps optimal pour une réunion efficace conseillé est d’une heure environ.

5. Ne pas effectuer plusieurs tâches

La technologie nous a permis d’effectuer plusieurs tâches, ce qui est certainement une bonne chose. Cependant, cela ne devrait pas être fait pendant les réunions. Des activités telles que la lecture des e-mails, la messagerie et la navigation sur Internet pourraient entraver la productivité d’une réunion. En fait, un rapport de Harvard Business Review a montré que le multitâche est responsable d’une baisse de 40% de la productivité lors des réunions. Pour éviter ces cas de figures, tous les participants doivent se concentrer sur la réunion et participer activement à son déroulé.

6. La gestion du temps

La gestion du temps est essentielle pour rendre les réunions plus productives. Tout le monde doit apprendre à respecter les horaires. Évitez de faire des exceptions. Tout le monde devrait être dans la salle de réunion (physique ou virtuelle) à l’heure fixée.

D’un autre côté, définissez une heure de fin pour la réunion. Ceci est recommandé afin que tout le monde s’efforce de terminer tout ce qui doit être abordé dès que possible. Ne pas s’occuper du temps ne favorise pas la productivité. Il ouvre des possibilités de retards ou d’activités qui ne sont pas liées aux objectifs de la réunion. Dans la mesure du possible, créez un calendrier pour les différents sujets à aborder.

7. Réunions efficaces : Respectez les horaires

Lorsqu’on a un emploi du temps chargé, il n’y a rien de plus agaçant que d’être invité à une réunion et que celle-ci ne respecte ne démarre pas à l’heure prévue !

Si vous êtes animateur, prévoyez d’arriver quelques minutes en avance pour tout mettre en place (récupérer les clés de la salle, allumer l’ordinateur, commencer à projeter le support visuel…). Lorsque l’heure arrive, n’attendez pas les éventuels retardataires et commencez la réunion pour ne pas faire attendre ceux qui sont présents.

De même, faites en sorte de terminer à l’heure annoncée. Prévoyez un « maître du temps » qui s’assurera que les délais prévus pour chaque sujet sont bien respectés et accélérera les prises de décisions si nécessaire. Gardez quelques minutes à la fin de la réunion pour résumer les points clés, les décisions prises et les suites à donner.

8. Utilisez les logiciels dédiés pour vous aider

Il existe plusieurs supports numériques tels que Beekast, Klaxoon, Wisemapping, Bubbl.us et Coggle qui vous permettent de regrouper les idées de manière ludique, concise et créative. Le mindmapping et le brainstorming font bon ménage et s’intègrent facilement pour plus de productivité et créativité.

9. Encouragez les échanges entre les participants

La plupart des réunions sont inefficaces car les conversations sont unilatérales. Tout le monde, à l’exception de ceux qui ont quelque chose à apporter ou de ceux qui souhaitent être entendus, devrait contribuer. Une façon de parvenir à une participation maximale consiste à confier les points de l’ordre du jour aux participants. Celui qui anime la réunion peut également faire des tours de table pour que chacun donne son opinion sur un sujet.

10. Mettre fin à la réunion avec un plan d’action

Dans la plupart des cas, à la fin de la réunion, les participants ne savent pas quoi faire d’autre qu’attendre la prochaine réunion. Selon les bonnes pratiques des réunions efficaces, il est recommandé que le président passe en revue ce qui a été discuté, parle des conclusions et de ce que l’on attend des participants.