Pour fusionner plusieurs fichiers Excel dans un seul tableau, Power Query permet d’importer le contenu d’un dossier, de combiner les données et d’enregistrer les transformations. Les fichiers doivent présenter une structure cohérente. Une fois la requête configurée, vous ajoutez les nouveaux fichiers au dossier et lancez une actualisation, sans recommencer les copier-coller.

Un fichier de ventes par agence, un export mensuel, un tableau envoyé par chaque responsable… Au moment de préparer la synthèse, vous ouvrez les classeurs, sélectionnez les lignes et les rassemblez dans un document. Puis vous vérifiez qu’aucun fichier n’a été oublié.

Avec Power Query, cette préparation devient une suite d’opérations que vous pouvez réutiliser. Voici comment construire votre premier tableau consolidé, puis le mettre à jour.

Ce tutoriel suit l’interface d’Excel pour Microsoft 365 sur Windows.

Fusionner plusieurs fichiers Excel : que fait exactement Power Query ?

Power Query est un outil de préparation des données intégré à Excel. Il permet de se connecter à des fichiers, de transformer leur contenu et de charger le résultat dans un tableau. Chaque opération est conservée dans une requête, autrement dit une succession d’étapes réutilisables.

Une précision évite toutefois de partir dans le mauvais menu. Dans cet article, fusionner signifie empiler les lignes de plusieurs fichiers. Dans Power Query, la commande « Fusionner des requêtes » sert plutôt à rapprocher des tables grâce à une colonne commune, comme un identifiant client. Pour réunir des fichiers mensuels, nous allons utiliser la combinaison des fichiers d’un dossier.

Cette méthode consolide les données. Elle ne rassemble pas tous les onglets des classeurs en conservant leur présentation à l’identique.

La méthode Power Query en six étapes

1. Préparer un dossier et des fichiers cohérents

Prenons trois fichiers, par exemple : Ventes_janvier.xlsx, Ventes_fevrier.xlsx et Ventes_mars.xlsx. Chacun contenant les colonnes Date, Agence, Produit, Quantité et Montant.

Placez-les dans un dossier dédié. Les en-têtes doivent être identiques : évitez d’utiliser « Montant » dans un fichier et « Chiffre d’affaires » dans un autre. L’ordre des colonnes peut varier, car la correspondance repose sur leur nom.

Nous conseillons de transformer chaque plage de données en tableau Excel. Sélectionnez les cellules, choisissez Accueil > Mettre sous forme de tableau, puis vérifiez que l’option indiquant la présence d’en-têtes est cochée.

Donnez ensuite le même nom, par exemple Ventes, au tableau de chaque classeur. Ce repère permettra à Power Query de retrouver le bon objet dans chaque fichier. Écartez les titres décoratifs et les sous-totaux insérés au milieu des lignes. Enregistrez les fichiers.

2. Connecter le classeur de synthèse au dossier

Créez un nouveau classeur et enregistrez-le en dehors du dossier source et de ses sous-dossiers, pour éviter qu’il soit inclus dans l’importation.

Dans Excel, suivez le chemin :

Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un dossier

Sélectionnez votre dossier. Excel affiche la liste des fichiers avec leurs noms, extensions et chemins d’accès. Cliquez sur Transformer les données pour examiner cette liste avant de combiner les contenus. Cette procédure correspond à l’importation depuis un dossier documentée par Microsoft.

3. Filtrer les fichiers à conserver

Dans l’éditeur Power Query, utilisez les filtres des colonnes pour limiter l’importation aux fichiers utiles.

Dans notre exemple, conservez l’extension .xlsx. Dans la colonne du nom, excluez les copies de sauvegarde et les fichiers dont le nom commence par ~$.

Vérifiez également le chemin du dossier : les fichiers des sous-dossiers peuvent être inclus. Une ancienne version rangée dans « Archives » ne doit pas rejoindre la synthèse par inadvertance.

Ces filtres seront enregistrés dans la requête. Les prochains fichiers seront donc sélectionnés selon les mêmes critères.

4. Combiner les fichiers à partir d’un exemple

Cliquez sur l’icône Combiner les fichiers, dans l’en-tête de la colonne Content ou Contenu, selon l’interface.

Power Query vous demande de choisir un fichier d’exemple. Sélectionnez un fichier représentatif, puis le tableau Ventes. Vérifiez l’aperçu et validez. Le même tableau sera recherché dans les autres classeurs.

Plusieurs requêtes apparaissent alors, notamment une requête liée au fichier d’exemple. C’est normal : Power Query crée les éléments nécessaires pour appliquer la même extraction à chaque fichier.

Ne cochez pas « Ignorer les fichiers avec erreurs » pour faire disparaître un problème. Cette option peut exclure des fichiers du résultat. Mieux vaut identifier et corriger l’anomalie.

5. Contrôler les colonnes et les types de données

Les lignes sont maintenant réunies. Vérifiez le type de chaque colonne à l’aide de l’icône située à gauche de son en-tête : Date pour les dates, Nombre entier pour les quantités, Nombre décimal pour les montants et Texte pour les libellés.

Si vos fichiers contiennent des codes avec des zéros initiaux, comme 00125, vérifiez qu’ils sont stockés et importés comme du texte. Une conversion préalable en nombre peut déjà avoir supprimé ces zéros.

Pour les dates ou les nombres mal interprétés, utilisez Modifier le type > Utiliser les paramètres régionaux. La documentation Microsoft détaille le rôle des types de données et paramètres régionaux dans Power Query.

Conservez aussi la colonne indiquant le fichier source, généralement nommée Source.Name. Elle facilite la recherche de l’origine d’une ligne.

6. Charger le tableau consolidé dans Excel

Renommez la requête, par exemple Ventes_consolidees. Choisissez Accueil > Fermer et charger, ou Fermer et charger dans… pour sélectionner l’emplacement du résultat. Vous pouvez charger les données sous forme de tableau dans une nouvelle feuille.

Avant de travailler sur la synthèse, comparez le nombre de lignes et les montants avec les fichiers de départ. Si chaque fichier contient 100 ventes, vous devez retrouver 300 lignes de données, sauf exclusion volontaire.

Vous disposez ensuite d’une base pour créer un tableau croisé dynamique Excel et analyser les résultats par agence ou par produit.

Comment ajouter un nouveau fichier sans recommencer ?

En avril, déposez Ventes_avril.xlsx dans le dossier source. Il doit conserver la structure attendue et contenir le tableau Ventes.

Ouvrez votre classeur de synthèse, puis cliquez sur Données > Actualiser tout. Excel relit les sources et réexécute les étapes enregistrées. Le simple dépôt d’un fichier ne déclenche pas, à lui seul, cette actualisation.

L’actualisation reconstruit le résultat à partir des sources disponibles : elle ne colle pas une nouvelle copie sous les données précédentes. En revanche, deux fichiers contenant les mêmes ventes peuvent produire des doublons. Un fichier retiré du dossier ne contribuera plus au résultat lors de la prochaine actualisation.

Vous pouvez aussi configurer une actualisation à l’ouverture du classeur, à condition que les sources restent accessibles.

Les erreurs à vérifier avant de diffuser la synthèse

Les erreurs peuvent notamment provenir d’une source inaccessible ou d’une colonne renommée. Corrigez la cause plutôt que de supprimer les lignes concernées sans les examiner.

Évitez également de corriger directement les valeurs du tableau importé : ces modifications risquent d’être perdues à l’actualisation. Corrigez le fichier source ou ajoutez une transformation dans Power Query.

Passer d’une manipulation mensuelle à une méthode réutilisable

Fusionner plusieurs fichiers Excel avec Power Query demande surtout de définir une structure stable et des contrôles fiables. Le temps consacré au premier paramétrage sert ensuite aux actualisations suivantes.