Manager à distance une équipe peut être un exercice compliqué. Ajoutez-y une pincée d’urgence nationale, et il devient encore plus difficile de susciter l’engagement des employés en ces temps d’incertitudes et d’angoisse. Alors que les organisations du monde entier passent à un environnement de travail à domicile partiel ou complet en réponse au COVID-19, il est indispensable de comprendre les enjeux du management à distance afin de rendre son équipe productive et efficace. Bien sûr, tous les managers ne voient pas le travail à distance de la même manière, surtout lorsque celui-ci est dicté par les circonstances plutôt que par le choix. Chacun aura son propre style de gestion d’équipe qu’il devra mettre en place tout en tenant compte du ressenti propre à chacun par rapport au télétravail différemment ainsi que des contraintes diverses provoquées par le confinement.

Manager à distance : principaux défis à relever

Pour commencer, les managers doivent comprendre les facteurs qui peuvent rendre le travail à distance particulièrement exigeant. Sinon, les employés très performants peuvent voir leur performance et leur engagement diminuer lorsqu’ils commencent à travailler à distance, en particulier en l’absence de préparation et de formation. Les défis inhérents au travail à distance comprennent :

• Manque d’interaction en face-à-face : que ce soit pour superviser le travail, encourager ou recadrer un collaborateur lorsqu’on l’on en ressent le besoin et selon les situations
• Manque d’accès à l’information : les employés qui découvrent le télétravail sont souvent surpris par le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour obtenir des informations auprès de leurs collègues, si une bonne organisation de flux d’informations n’a pas été pensée.
• Le sentiment d’isolement : la solitude est l’un des motifs de démotivation et de désengagement de la part des collaborateurs lors d’un travail à distance, les employés manquant l’interaction sociale informelle d’un bureau.
• Distractions à la maison : nous voyons souvent des photos, illustrant le travail à distance, qui montrent un parent tenant son enfant tout en tapant sur son clavier, assis sur un canapé ou sur le sol du salon. En fait, c’est une représentation terrible d’un travail à distance qui se veut efficace. En règle générale, les collaborateurs à distance doivent privilégier un espace de travail dédié avec des règles bien définies pour que le personnel n’empiète pas sur le professionnel.

1. Définissez les attentes clairement

Chaque entreprise a des attentes par rapport au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il en va de même pour le travail à distance. Être clair avec les employés les gardera concentrés sur les mêmes objectifs et éviter qu’ils se posent des questions comme :

• Quelles sont les heures normales de travail de l’équipe ?
• Quand commencera la journée de travail et se terminera-t-elle ?
• Quels sont les délais pour répondre à une requête ou à un mail ? Et est-ce que cela changera en fonction du canal de communication ?
• Qu’en est-il des réunions ?
• Comment allons-nous nous informer mutuellement en cas d’indisponibilité ? Allons-nous simplement informer le manager ? Ou envoyons-nous un e-mail à l’équipe ? Ou utiliser un calendrier partagé ?

Il est donc important pour le manager à distance de bien définir le cadre de travail et ce qu’on attend des collaborateurs quant au fonctionnement de l’équipe pour que leur attention soit focalisée sur les tâches à accomplir.

2. Utilisez des outils adaptés pour plus d’efficacité

L’éloignement physique des membres de l’équipe ne doit ni être un frein à la communication ni à la collaboration. Bien au contraire !

La première règle pour manager à distance avec succès est de se doter d’outils de communication et de collaboration performants. Il faut bien entendu s’assurer que les collaborateurs aient le matériel nécessaire et une connexion internet satisfaisante.

Il y a d’autres outils au service du management qui sont très performants et qui boostent l’efficacité au travail. Ce sont des outils qui facilitent la communication et le travail collaboratif :  Skype entreprise, Google Drive, Dropbox, Slack et surtout Microsoft Teams, pour ne citer qu’eux. N’hésitez pas à lancer des formations pour que vos collaborateurs maîtrisent ces outils et gagnent en sérénité, en temps et en performance.

3. Maintenez le lien entre les membres de l’équipe

Pour beaucoup de collaborateurs, le télétravail est nouveau et dans bien des cas ce n’est pas un choix. Pour le manager à distance, il est important de préserver le lien qui existe dans une équipe ou l’encourager si besoin, car non seulement la collaboration pourrait-elle en pâtir mais la solitude et l’isolement pourraient mener à la démotivation et le désengagement du collaborateur.

• Favorisez des échanges en temps réel et visuels pour se rapprocher au maximum des conditions réelles (visioconférence, téléconférence, écrans partagés, tableaux interactifs…)
• Organisez des temps d’échange individuel et régulier avec chaque membre de l’équipe (téléphone, mail, Teams, Skype)
• Encouragez les membres de l’équipe à maintenir un lien entre eux. Cela peut se faire via des échanges informels ou des défis ludiques de temps en temps.
• Dans la mesure du possible, initiez des projets en équipe sur lesquels plusieurs collaborateurs puissent collaborer et travailler ensemble
• Soyez attentif aux signes qui pourraient vous alerter sur un potentiel sentiment d’isolement d’un collaborateur (moindre réactivité, absence à certaines réunions collectives, énervement…), plus particulièrement en cette période de confinement qui est un facteur aggravant.
• Organisez des reportings réguliers afin de maintenir une bonne dynamique de travail

4. Concentrez-vous sur les résultats, pas sur l’activité

Il n’est pas possible de gérer tous les aspects du travail effectué par une équipe à distance. Pour ce que ça vaut, vous ne devriez pas essayer de gérer tous les aspects du travail d’une équipe, surtout lorsque celle-ci est répartie sur différents sites et qui traversent cette période de crise, notamment avec le confinement, avec chacun leurs contraintes. Au lieu de vous concentrer sur l’activité ou les heures travaillées, concentrez-vous sur les résultats et mesurez la performance de votre équipe en conséquence.

5. Soyez flexible

Comprenez que, surtout dans l’environnement actuel, votre équipe a beaucoup à faire. Ce n’est pas une excuse pour ne pas faire avancer les choses, mais c’est une raison pour reconsidérer ce que signifie vraiment la productivité. Quand on doit manager à distance, il ne faut pas uniquement compter les heures de travail. Faites plutôt confiance à votre équipe et donnez-lui la liberté et la flexibilité de faire le travail selon le calendrier qui lui permet d’être le plus productif. Montrez à vos collaborateurs que vous leur faites confiance pour gérer au mieux leur activité et créer un climat favorable à la collaboration.