Alors que les entreprises se démènent pour protéger les employés de la propagation du coronavirus avec des restrictions de voyage et des dispositions de travail à distance, il est possible que les réunions de travail avec des équipes, des clients ou des fournisseurs puissent être annulées pendant des jours, voire des semaines. Cela a un impact sur la productivité car certaines réunions sont essentielles pour la bonne marche d’un projet, de motivation et de cohésion d’une équipe ou encore de brainstorming pour faire jaillir les idées les plus créatives.

Les réunions à distance, cependant, ne sont pas toujours synonymes d’efficacité ou de productivité. Il y a plusieurs raisons à cela. Par exemple, les participants interprètent souvent les réunions virtuelles comme la possibilité pour eux de faire plusieurs tâches et ne sont pas impliqués à 100%. Les organisateurs de la réunion ont tendance également à être moins rigoureux quant à la préparation de la réunion. Enfin, il n’est pas rare qu’un ou deux participants dominent la discussion tandis que les autres s’effacent graduellement et « se déconnectent ».

Mais il ne doit pas nécessairement en être ainsi. Les réunions virtuelles – même impromptues ou contraintes à cause de la pandémie – peuvent être organisées plus efficacement.

Quels outils utiliser pour vos réunions à distance ?

Avant de choisir quel logiciel de vidéoconférence vous allez utiliser, il faut bien entendu prendre en considération vos attentes : est-ce que vous comptez juste maintenir une ligne de communication avec vos employés ? Ou bien mettre en place une plateforme pour des réunions de travail essentielles pour la bonne marche de l’entreprise ? Ou encore, tenir des sessions de travail avec des clients ?

Voici quelques éléments à considérer avant de faire votre choix :

• La qualité de la vidéo : de haute ou de basse résolution
• La possibilité d’inscrire le plus grand nombre de participants potentiels
• Les fonctions liées au partage à distance de l’écran
• La possibilité d’un travail en équipe sur des documents
• La possibilité de crypter les données
• Le prix 

Des logiciels sont probablement déjà installés sur votre ordinateur portable, comme Microsoft Teams ou Google Hangouts Meet. Sinon parmi les autres alternatives on retrouve : les versions gratuites de Hangouts et de U Meeting, ou Skype pour le Web, Zoom (payant, la version gratuite limite les réunions à 40 min). Il y a également des logiciels entièrement gratuits tels que 8×8 Vidéo meetings et GoTalk, pour ne citer qu’eux.

Découvrez nos conseils pour organiser des réunions à distance efficaces.

1. Testez le matériel à l’avance

Rien ne mine plus la dynamique d’une réunion que les retards pris parce que les participants ont des soucis techniques, doivent télécharger un logiciel ou une mise-à-jour, ou encore, qui doivent redémarrer leur ordinateur. Avant les réunions à distance, tous les participants doivent tester leur matériel et s’assurer qu’ils seront opérationnels dès le démarrage de la réunion.

Comme beaucoup d’entreprises ont été contraints d’avoir recours au télétravail à cause du coronavirus, elles doivent, au préalable, s’assurer que leurs collaborateurs aient les outils nécessaires pour faire du télétravail dans les meilleures conditions et ainsi être efficaces pendant les réunions à distance.

2. Préparez en amont les réunions à distance

Que vous soyez dans les locaux de votre entreprise ou à distance, la clé pour une réunion efficace est la préparation ! La personne qui organise la réunion doit se munir d’un « ordre du jour » qu’elle communiquera aux autres participants qui pourront ainsi se préparer en conséquence. Cela peut éviter que les discussions aillent dans tous les sens et qu’on perde du temps à parler de choses qui ne se pas pertinentes à la réunion. De fait, on perd en efficacité et productivité. Voici quelques éléments qui peuvent être considérés dans la préparation de l’ordre du jour :

• Liste des sujets
• Description des objectifs de la réunion
• Liste des participants
• Noms des intervenants
• Heure et lieu de la réunion
• Fournir aux participants un bref historique du sujet

3. Soignez les présentations

La seule chose qui soit pire qu’une longue présentation face aux collaborateurs est une longue présentation lors d’une réunion virtuelle. Les réunions devraient être des échanges dynamiques. Des informations générales doivent être fournies au préalable. Si quelqu’un a besoin de présenter quelque chose, il peut utiliser le partage d’écran pour guider la conversation, afin que les participants puissent littéralement « être sur la même page ». Les présentations doivent être percutantes et concises pour plus d’efficacité.

4. Désignez un facilitateur

Il est généralement plus difficile de gérer une discussion virtuelle qu’une discussion en personne. Il serait judicieux de désigner une personne pour guider la conversation, permettant aux autres participants de se concentrer sur le contenu. L’animateur peut également utiliser un système de sondage pour « prendre le pouls » du groupe sur certaines questions et s’assurer que toutes les voix sont entendues. L’animateur doit également être en mesure de résoudre les questions de base sur la technologie utilisée.

5. Brainstormez efficacement à distance !

Il existe plusieurs supports numériques tels que Beekast, Klaxoon, Wisemapping, Bubbl.us et Coggle qui vous permettent de regrouper les idées de manière ludique, concise et créative. Pour réussir des sessions de brainstorming productives et créatives ces outils collaboratifs s’avéreront très efficaces.

Terminez la réunion avec un plan d’action

Dans la plupart des cas, à la fin de la réunion, les participants retournent à leurs tâches et oublient parfois de concrétiser ce qui a été discuté. Selon les bonnes pratiques des réunions efficaces, il est recommandé que la personne qui préside passe en revue ce qui a été discuté, parle des conclusions et de ce que l’on attend de chaque participant.